Arkivkunnskap for ansatte

Arkivkunnskap kan være et omfattende fagområde. På denne siden er det oppsummert noen grunnleggende prinsipper og begreper som alle saksbehandlere og ledere bør være kjent med.

·        Hva skal tas vare på: dokumenter som blir til som et ledd i universitetets virksomhet og som fører til saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon.     

·        Dokumentbegrepet: Et dokument kan være alle former for informasjon som er logisk avgrenset på et medium for senere visning. Det har altså ikke noe å si om hvordan informasjonen kommer inn, det er innholdet som bestemmer hvordan vi tar vare på det. Eposter kan være like relevante som et formelt papirbrev.

·        Saksdokument: Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte, men litt mer avgrenset. Et saksdokument er alltid et arkivdokument, men ikke alle arkivdokumenter er saksdokumenter.

·        Arkivdokument Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning.

·        Journalføring: Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 2-6 skal man registrere alle inngående og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokumenter skal med noen unntak også alltid registreres i journalen. Journalen skal være tilgjengelig for publikum

·        Journalpost En enkelt registrering (innførsel) i en journal, dvs. opplysningene om et saksdokument med eventuelle vedlegg. I elektroniske journaler skal en journalpost alltid være knyttet til en sak, jf. Noark-standarden.

·        Arkivavgrensing: Vil si å skille ut dokumentasjon som ikke er arkivverdig fra dokumentasjon som er arkivverdig. Arkivavgrensning foregår i flere omganger, ved postmottak, ved rydding av kontor, ved avlevering. 

Saksbehandlers arkivansvar: Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de mottar og utarbeider blir arkivert. Dette er dokument som iht. Offentlighetsloven § 4 er å regne som saksdokument for organet og dokument som har verdi som dokumentasjon.

·        Ferdigstille egne utgående brev og interne notater, slik at disse kan bli journalført av arkivtjenesten. Gi beskjed til dokumentsenteret hvis saker skal overføres til annen saksbehandler.

·        Sørge for at overskriften på utgående brev er dekkende.

·        Absolutt ingen offentlige saksdokumenter skal arkiveres i papirbaserte arkiver, eller som personlige filer eller mapper på private eller felles områder på datamaskinen.

·         Sørge for at graderte dokumenter blir påført riktig lovhjemmel.

Les mer Arkivterminologi