Studentutveksling INN - prosess


Oversikt over prosessen før, under og etter innreisende utveksling ved UiS.

E-post korrespondanse til internasjonalt kontor sendes til exchange@uis.no 

Før partnere har nominert utvekslingsstudenter 

 Fakultet/Institutt (Studiekonsulenter) sine oppgaver:

  • Send bekreftelse om tilgjengelige emner som undervises på engelsk, har engelsk litteratur og som kan tilbys utvekslingsstudenter til internasjonalt kontor. (Frist 30 mai for våren neste år / 30 November for høsten neste år)  

  • Oppdatere emnebeskrivelser i EPN/FS, slik at disse kan speiles her

  • Send bekreftelse om antall tilgjengelige plasser på Outdoor Education, Comparative Education, Drama og English Didactics til internasjonalt kontor. (1 oktober for kommende vårsemester / 1 april for kommende høstsemester) 

Internasjonalt Kontor (IK) sine oppgaver:

  • Ved behov purr på manglende emner for utvekslingsstudenter etter frist (30 mai for våren / 30 November for høsten) fra studiekonsulentene. Se kontaktperson ved fakulteter

  • Oppdater emner og opptakskrav på nettsiden: Kurstilbud 

  • Oppdater nettsidene: alt under student exchange

  • Oppdater Exchange Handbook  og International Student Guide (praktisk informasjon for innkommende studenter)

  • Oppdater opptaksbrev maler (Dette sendes nå ut som word fil til hver student. Fra våren 2018 vil opptaksbrev bli sendt igjennom FS) 

  • Oppdater søknadsskjema og boligsskjema i SurveyXact. (Fra våren 2018 skal FS brukes som nominasjon og søknadsskjema)  

  • Bekreft boligfrist med avdeling for bygg og areal, Arnljot Corneliussen (boligkoordinator) hvert semester 

  • Oppdater promo-materiale, brosjyrer, videoer, UiS info sheet: G:\common01\Alle-UiS\Internasjonalt kontor\Promo materiell (Juli / Februar) 

  • Send promo-materiale til alle partnerene (Juli / Februar) 

Etter partnerne har nominert sine studenter  

 Fakultet/Institutt (Studiekonsulenter) sine oppgaver:

  • Send liste av UK utvekslingsstudenter til Internasjonalt kontor (IK) 

  • Send liste over studenter for MUNDUS programmene – EMMIR og MFAMILY til IK 

  • Gjennomgang av lister over innkommende studenter og sjekk at alt er i orden 

  • Send bekreftelse til IK at studenter som skal skrive en masteroppgave eller tar en praksis ved UiS får en ansvarlig veileder 

Internasjonalt Kontor (IK) sine oppgaver:

Partner institusjoner sender nominasjoner gjennom hele året til exchange@uis.no. Vi tar ikke imot nominasjoner fra studentene selv, kun fra institusjonen.  (Fra våren 2018 vil nominasjoner, søknader og opptaksbrev bli utført i FS igjennom nominasjon- og søknadsweb.) 

  1. Når vi får en nominasjonsepost, sjekk: 

  • At vi faktisk har en avtale i FS/P360  

  • At epost adressen til student(ene) er inkludert 

  • At nominasjonen gjelder riktig semester. For eks, hvis partner nominerer studenter for     vårsemesteret i mars, be de sende nominasjonen igjen senere i året, og/eller lagre disse i en mappe i outlook

  1. Send surveyxact skjema til studentene. Ikke send lenke direkte, men bruk heller «create respondent» i surveyxact. 

  1. Nominasjoner til UK sendes direkte til Rønnaug Bakke (Utøvende kunstfag koordinator) 

 

  • Søknadsbehandling i SurveyXact 

  • Opprett ny excel liste med nye studenter 

  • Send ut opptaksbrev fortløpende  

  • Bestill SNR og registrere utvekslingsstudenter i FS - Både i utvekslingsmodulen og på emner. FS rutiner

  • Send excel lister til studiekonsulentene med navn/emner registrert (Etter søknadsfrist, November / Mai) 

  • Forbered Orientation Days for innkommende studenter (januar) 

Underveis i utvekslingsoppholdet 

 Fakultet/Institutt (Studiekonsulenter) sine oppgaver:

  • Begynnelsen og slutten av hvert semester: Signere endringer i Learning Agreements 

  • Registrere emnebytter i FS 

  • Begynnelsen og slutten av hvert semester:Signere Confirmation of Stay 

  • Informere IK når studenter trekker seg fra utveksling (IK oppdaterer trekket i FS) 

Internasjonalt Kontor (IK) sine oppgaver:

  • Orientering –  

15 April. Frist for å søke til UNIS for høstsemesteret? 

1. Mai. Nominasjonsfrist for kommende høst / vår semesteret (Alle unntatt Musikk og dans, og sykepleiere.  

1 Oktober. Nominasjonsfrist for Musikk og Dans for vår semester 

1 Oktober. Frist for praksisplass for sykepleiere for vår semesteret. Se rutiner for sykepleiestudenter

1. November. Nominasjonsfrist for kommende høst / vår semesteret (Alle unntatt Musikk og dans, og sykepleiere. 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 


Sist oppdatert av Bjarte Hoem (17.10.2017)

Skriv ut artikkel print symbol