Erasmus-programmet


Erasmusprogrammet er et mobilitetsprogram for høyere utdanning, og et sektorprogram i EUs Program for Livslang Læring (LLP). Grunnprinsippene i Erasmus er å tilby stipendordninger for mobilitet, fritak fra eventuelle studieavgifter, informasjon om boligmarked og retningslinjer for godkjenning av studiepoeng avlagt ved utenlandske institusjoner.

Målet med Erasmusprogrammet er å tilrettelegge for økt utveksling av studenter og ansatte (både vitenskaplig og administrativt) med universiteter i ulike land i Europa basert på EUs vekststrategi frem mot 2020 for ”smart, inclusive and sustainable growth”. Den nåværende programperioden gjennom LLP avsluttes i 2013. Den nye perioden som vil gå fra 2014-2020 under navnet Erasmus for All, vil by på mye av de samme vilkårene som før, men også en del nye muligheter.

Organisering ved UiS
Ved UiS er Erasmussamarbeidet organisert med utgangspunkt i fagmiljøene. EU krever imidlertid at hver institusjon som deltar i Erasmusprogrammet skal ha en koordinator. Universitetsdirektør har det formelle ansvaret, mens institusjonell Erasmuskoordinator har sentralt ansvar for forvaltning av stipend og rapportering. Ved UiS er Erasmuskoordinator Erika Torgersen i Internasjonalt kontor.

Fakultetskoordinatorene har imidlertid ansvar for saksbehandling knyttet til avtaleforvaltning og prosjekter, og fungerer som fagmiljøenes kontaktpunkter for informasjon og videreutvikling av avtalene samt besøk av ansatte fra partnerinstitusjonen.

Mobilitetsteamene i Internasjonalt kontor har ansvar for veiledning og oppfølging av studentutveksling, både for utreisende og innkommende studenter. Dette håndteres fra og med 2012 sentralt i Kitty Kiellands hus, der teamene for studentmobilitet sitter. Disse teamene samarbeider direkte med fagmiljøene angående ut- og innreisende studenter over avtaler.

Etablering av avtaler
Det er vår erfaring at de avtalene som fungerer best bygger på faglig kontakt som en eller flere vitenskapelig ansatte har med kollegaer i utlandet. Noen avtaler er initiert av enheter ved UiS, mens andre avtaler er initiert av partnerinstitusjonen. Fagmiljøene tar vanligvis selv initiativ til at nye avtaler blir inngått, enten man har kontakt ved et bestemt universitet eller ikke. Det er fakultetskoordinatorene som assisterer fagmiljøene i denne prosessen. Noen ganger vil Internasjonalt kontor foreslå mulige samarbeidspartnere, men det er fagmiljøene selv som avgjør om avtale skal inngås eller ikke.

Det hender også at administrasjonen ved et universitet i Europa tar kontakt med Erasmus-koordinator eller fakultetskoordinator ved UiS for å forhøre seg om mulighetene for å inngå en avtale. Disse avtaleforslagene vil i så tilfelle videresendes til de aktuelle fagmiljø for vurdering og endelig avgjørelse.
Erasmusavtaler er bilaterale utvekslingsavtaler med faglig fokus. Slike avtaler kalles også gjerne for studieprogramavtaler. De er designet for student- og/eller lærermobilitet med utgangspunkt i et fagfelt, og tilhører derfor et fagmiljø ved et institutt eller på tvers av institutter.

Hva bør man tenke på før inngåelse av avtale?
Utforsk studiestedet! Man får et inntrykk av studiestedet ved å besøke nettsidene deres: Er informasjonen lett tilgjengelig? Har de emner og kurs på engelsk eller annet relevant fremmedspråk? Gis det informasjon om servicetjenester som tar seg av internasjonale studenter? Viktigst av alt: Hvordan er kurstilbud og studieplaner? Lar utveksling med denne institusjonen seg gjøre, både faglig og praktisk?

Det enkelte fagmiljø må gi forhåndsgodkjenning til alle sine studenter som reiser ut. Det er derfor viktig å vurdere et annet universitets studietilbud nøye før man forplikter seg. Det kan være hensiktsmessig å inngå avtaler med institusjoner som har mer eller mindre lik profil som UiS.

NB! Siden Norge ikke er med i EU, kan Erasmusavtaler bare inngås med institusjoner i EU-land. Dersom man ønsker å inngå avtaler med institusjoner i andre land, kan man se på sidene om inngåelse av bilaterale avtaler. Dette er en regel for gjeldende versjon av Erasmusprogrammet under Program for Livslang Læring (2007-2013). I neste periode med arbeidstittel Erasmus for Alle vil dette trolig endre seg. Informasjon om dette vil gis av Internasjonalt kontor så snart den er tilgjengelig.

Internasjonalt kontor har utarbeidet en sjekkliste som kan være til hjelp ved vurdering av en potensiell ny samarbeidsinstitusjon.

Hva forplikter man seg til ved inngåelse av en Erasmusavtale?
En utvekslingsavtale innebærer forpliktelser med hensyn til gjensidig besøk, informasjonsdeling og tilrettelegging av kurstilbud. Bare inngå avtaler hvis fagmiljøet er forberedt på å ta imot studenter og/eller ansatt/lærere fra utlandet. Undervisningen må tilrettelegges for de innreisende studentene, dvs. forelesninger, prøver og utvalgt pensumlitteratur i de relevante emnene må kunne tilbys på engelsk. Det er også viktig å kommunisere tydelig oppdateringer av tilbudene. Dersom man for eksempel bare kan tilby emner til utvekslingsstudenter i høstsemesteret, er det viktig at dette kommuniseres til partneren slik at denne ikke sender studenter i vårsemesteret.

Utfylling av avtale
UiS standardmal for Erasmusavtale fås ved henvendelse til fakultetskoordinatorene i Internasjonalt kontor.

I avtalen må UiS sitt offisielle, engelske navn fremkomme (University of Stavanger), samt vår Erasmus id-kode: N STAVANG01. Den samme informasjonen må fremgå om partneren, inkl. dens Erasmus id-kode. Det hender også i blant at partnere spør om vårt EUC-nummer. Dette henviser til European University Charter, og for UiS er dette referansenummeret 29666-IC-1-2007-1-NO-ERASMUS-EUCX-1.

I tillegg til kontaktinformasjonen til Erasmus-koordinator ved UiS, skal man fylle inn kontaktinformasjon (navn, adresse, telefon-, faksnummer og e-postadresse) til akademisk og administrativ kontaktperson (internasjonal koordinator) ved eget fagmiljø. Ved UiS sendes søknadsskjemaer for studentmobilitet til teamene for studentmobilitet i Kitty Kiellands hus, mens søknader om ansatt-/lærermobilitet sendes normalt til fagmiljø eller til relevant fakultetskoordinator.  Når korrekt kontaktperson er oppført i avtaledokumentet, sikrer man i tillegg at informasjonsmateriell og lignende fra partnerinstitusjonen kommer frem til riktig sted. Partnerinstitusjonen legger til sin kontaktinformasjon i avtalen.

Siden erasmusavtaler er fagspesifikke, må det framgå hvilket fagområde avtalen gjelder for (f.eks. Engineering, Teacher training, Music). I tillegg må man fylle inn korrekte Erasmus fagkoder. Man må også fylle ut antall studenter (normalt 2-4) og eventuelt antall lærere og ansatte avtalen gjelder for, samt lengde på oppholdet (minimum 3, maksimum 12 måneder). Videre må det nevnes hvilket nivå utvekslingen er tenkt å finne sted på (bachelor, master og/eller PhD).

Signering av Erasmusavtaler (saksbehandling)
Dekan ved fakultetet skal signere Erasmus-avtaler.

Det skal alltid utstedes to originaler av en Erasmus-avtale, slik at hver institusjon får en egen original, signert versjon. Da direktør i kraft av sitt embete har signert et såkalt Erasmus University Charter (EUC) som er gyldig i programperioden 2007- 2013 er det ikke nødvendig at direktør/rektor undertegner Erasmus-avtaler.

Avtalen skal ikke signeres av administrative eller akademiske ansvarlige for internasjonalisering ved instituttet. Dette for å sikre at avtalen er faglig forankret i ledernivå og at instituttledelsen holdes orientert om avtaleporteføljen til eget fagmiljø.

Oppbevaring av og informasjon om Erasmusavtaler
Fakultetskoordinatorene i Internasjonalt kontor er saksbehandlere for inngåelse av Erasmus-avtaler, og registrerer avtalen i FS og ePhorte. Når avtalen er registrert i FS, kan den benyttes til utveksling av studenter og evt. lærere og øvrige ansatte. FS-oversikten brukes også til å lage raskt oppdaterte oversikter over inngåtte avtaler ved UiS. Det er avgjørende at avtalen registreres i FS, da utvekslingsstudentenes registrering for studierett knyttes direkte til avtalen i studentregisteret.

Finansering
UiS mottar hvert år midler til å stipendiere egne utreisende Erasmus-studenter. De siste årene har stipendet ligget på drøyt 2500,- NOK per mnd. I tillegg til dette kan studenter forvente å få en ekstrautbetaling dersom studenten leverer inn obligatorisk rapport fra oppholdet. Erasmus-stipendet er å regne som et tilskudd, og kommer i tillegg til grunnstøtte i form av lån og stipend for studier i utlandet som gis av Lånekassen. Innreisende studenter får stipendene gjennom sine respektive institusjoner. Beløpene er ikke like høye i alle land.
UiS mottar også midler til å støtte til lærer- og ansatteutveksling. Les mer om ansattmobilitet.

Kontaktpersoner
Kontakt fakultetskoordinatorene i Internasjonalt kontor for spørsmål om inngåelse og admininstrasjon av avtaler, avtalemaler og råd knyttet til avtaleforhandlinger. Inngåelse av en ny Erasmus-avtale skal kun skje gjennom fakultetskoordinator. Erasmus-koordinator i Internasjonalt kontor, Erika Torgersen, vil også kunne gi råd.


Sist oppdatert av Trym Holbek (09.04.2013)

Skriv ut artikkel print symbol
ERASMUS NØKKELDATA

Erasmus ID:
N STAVANG01

Erasmus University Charter (EUC):
29666-IC-1-2007-1-NO-ERASMUS-EUCX-1

EUC type:
Extended


Sjekkliste for vurdering av potensielle samarbeidspartnere


Kontaktpersoner:

Erika Torgersen,
Internasjonalt kontor
LLP/Erasmus Institusjonskoordinator
Studentstipend, rapportering

Trym N. Holbek,
Internasjonalt kontor
Ansatt- og lærerstipend