Nyhetsbrev fra Dokumentsenteret UiS


Nyhetsbrev fra Dokumentsenteret UiS

Her kommer et nyhetsbrev fra Dokumentsenteret med nyttig informasjon til saksbehandlere ved UiS

  • Godkjenning av dokumenter i Public360

Godkjenning og gjennomgang av dokumenter er en arbeidsflyt som er en enkel og god måte for å sikre ledere eller andres godkjenning før man sender ut brev. Godkjenningsfunksjonen I Public 360 blir tatt i bruk av stadig flere enheter ved UiS og fungerer i de fleste tilfeller som et godt alternativt til underskrift. Varsling på epost til godkjenner og avsender av arbeidsflyten gjør at oppgaven kan behandles raskt. Avsender må huske å ekspedere dokumentet etter at arbeidsflyten er godkjent. Den enkelte enhet må inntil videre selv bestemme på hvilke saksområder man skal kreve leders godkjenning av saksdokumenter. Informasjon om arbeidsflyt i Public 360 finner du her.

  • Revisjon av maler og forenklet funksjonalitet for standardbrev.

Dokumentsenteret har våren 2018 forbedret funksjonaliteten for maler i Public 360. I tillegg gjennomgås alle maltyper og standardbrev slik at disse er oppdatert mht. retningslinjer og formkrav. Bruken av standardbrev fører til mer effektiv saksbehandling samtidig som vi sikrer lik saksbehandling ved UiS.

Hvis det er flere sakstyper bør standardiseres i standardbrev og dere har utarbeidet forslag til standardtekster, ta kontakt med Dokumentsenteret.  

UiS maler er ikke lengre tilgjengelige utenfor Public 360. Dette er for å sikre registrering av  dokumenter. Trenger du tilgang til UiS maler utenfor Public 360, ta kontakt med Dokumentsenteret.

  • Integrasjon med FS – enklere saksbehandling av studentsaker

Saksbehandling av studentsaker medfører at man må Jobbe parallelt både i FS (Felles Studentsystem) og Public 360. Dette medfører en tungvint og tidkrevende saksbehandling. Sentralt i sektoren jobbes det nå med å teste ut integrasjonsløsninger for blant annet innpassaker og klage på karakter. Vi sikter mot å få på plass en integrert saksbehandling av disse sakene til eksamen høsten 2018 noe vi alle kan se frem til.

  • Ny avtale for interne posttjenester – reduksjon i interne postrunder

UiS er i gang med å fremforhandle en ny avtale for interne posttjenester.  I denne sammenheng vil internpostrundene ved UiS bli redusert til en runde pr dag. Endringen kommer på bakgrunn av at intern informasjonsutveksling ved Universitetet blir stadig mer digital, noe som medfører at behovet for interne postrunder ikke er det samme som før.

  • Modul for publisering av interne møter ved UiS

Universitetet vil gå til anskaffelse av en modul for publisering av møtedokumentasjon for Styre- råd utvalg. Dette vil gi tilgang til en oversiktlig nettside hvor all møtedokumentasjon er tilgjengelig. Løsningen krever at man tar i bruk utvalgsmodulløsningen i Public 360. Det anbefales sterkt at alle enheter som har faste offentlige møter har en fast utvalgssekretær som har ansvar for innkalling og publisering. Dokumentsenteret skal dekke det behovet den enkelte enheten måtte ha for opplæring i denne modulen. Veileder for utvalgsmodul

 

  • Støttetjeneste for saksbehandling og arkivering

En viktig målsetning for Dokumentsenteret er å gi saksbehandlere lett tilgang til hjelp og informasjon om saksbehandling og arkivering. Foruten om vår supporttjeneste på epost og telefon arbeider vi aktivt med å utvikle informasjonsmateriale og standardisere arbeidsmetoder gjennom veiledere og rutiner. Alle våre rutiner, veiledere og tips finner du på våre interne nettsider

  • Opprydning i gamle papirer på kontoret – oversikt over informasjon

I kjølvannet av tilpasning til den nye personvernsforordningen (GDPR) har mange enheter jobbet med å kartlegge personopplysninger. Kartleggingen gav et godt overblikk av hvor mye informasjon som lagres ulike steder. Kartleggingen kan være et godt utgangspunkt for deg som ansatt til å rydde i papirer du har liggende på kontoret. Dette er særlig viktig dersom du skal slutte ved UiS, eller flytte til et annet kontor eller enhet. I en slik prosess oppstår ofte spørsmålet om hva som er bevaringsverdig eller ikke. Dokumentsenteret har oppdatert rutine med kilder til ressurser som hjelper deg å vurdere arkivverdighet. Denne finner du under ofte stilte spørsmål

  • Statistikk

Saksbehandlingssystemet Public 360 er en hovedkilde til informasjon om virksomheten Universitetet i Stavanger. Systemet har pr i dag 334 aktive og 105 mindre aktive brukere som i hovedsak er saksbehandlere ansatte i Fellestjenester eller på fakultetene. 

Statistikk for 2017 viser at det ble journalført 29931 saksdokumenter og opprettet 8040 nye saker.

  • Kurs og opplæring i Public 360

Dokumentsenteret arrangerer faste kurs i Public 360 for både nye og «gamle» brukere. Oversikt over høstens kurs finner du her.  Dokumentsenteret gir også tilbud om en til en opplæring eller kurs for enkelte grupper eller avdelinger.  Utvalgsmodul kurs

Eget kurs for saksbehandlere i studentsaker blir arrangert høsten 2018.  Administrasjon

  • Restanser og Reserverte dokumenter

Reserverte dokumenter - Dokumentsenteret sender med jevne mellomrom ut purringer på dokumenter som står i R. Dette er dokumenter som står som reservert og venter på å bli ferdigbehandlet. Bakgrunnen for purringen er at alle dokumenter som er ferdige må ekspederes slik at disse kan journalføres og publiseres på offentlig journal. Noe som er en plikt alle offentlige institusjoner har.

Restanser -  Alle innkomne dokumenter du mottar krever en handling. Enten at du besvarer brevet med et svarbrev eller at du avskriver dokumentet som tatt til orientering. Alle innkomne dokumenter og interne notat med oppfølging må avskrives før du kan avslutte en sak  

 

Dokumentsenteret ønsker med dette alle ved UiS en flott sommer!

 


Sist oppdatert av Tove Opsahl (19.06.2018)

Skriv ut artikkel print symbol