Forslag til administrativ organisering ferdig


Arbeidsgruppen for administrativ organisering sluttførte sist uke forslaget til fremtidig administrativ organisering. UiS-styret behandler saken 8.juni.

Les sluttrapporten her (pdf).

Løsningsutkastet var på høring i organisasjonen før påske, og arbeidsgruppen har gjennomgått og hensyntatt høringsforslagene etter beste evne.

– Vi er veldig takknemlige for alle meninger og forslag vi har fått, både i innspillsrunden og i høringsrunden. I tillegg til konkrete forslag til løsninger, blir det også uttrykt skepsis og bekymringer vedrørende løsningsforslaget. Vi ser at forslaget til dels blir fortolket annerledes enn vi har tenkt det. Dette hjelper oss til å forstå hvordan våre løsninger leses og dermed har vi også prøvd å oppklare en del uklarheter, sier prosjektleder Kristiane Marie Lindland.


Utgangspunktet for prosessen er at universitetsdirektøren ba om en helhetlig løsning på fremtidig administrativ organisering som kan sørge effektive og gode administrative tjenester når UiS går fra fire til syv fakultetsenheter. Det skal gjøres innenfor dagens kostnadsrammer. 

Løsningen skal ha to forvaltningsnivåer, men lokalisering kan være på alle tre nivåer. Løsningen må fremme likebehandling / standardisering, brukerorientering, resultatorientering og samarbeid. Dette skal gistørre dynamikk og fleksibilitet, bedre ressurs-tilgang og utnyttelse, styrket ledelse og koordinering.

Dette har arbeidsgruppen svart på gjennom å utvikle en løsning som er helhetlig, enkel og effektiv og som svarer på mandatet på følgende måte:

For å kunne betjene den nye faglige strukturen innenfor dagens økonomiske rammer, redefineres stabsavdelingene fra enheter som i hovedsak betjener sentrale og eksterne oppgaver, til i større grad også å skulle tilby fellestjenester for alle nivåer. De oppgaver som tilbys som fellestjenester vil i hovedsak være (transaksjonelle) rutineoppgaver, der nøyaktighet, standardisering og stordrift kan bidra til både høyere kvalitet og effektivitet. Digitalisering vil være et viktig verktøy i å sikre kvalitet i arbeidsflyten i transaksjonelle oppgaver, men digitalisering er ikke et mål i seg selv. Fagnære oppgaver vil være organisert på nivå 1 og 2, men ytes i samhandling med vitenskapelig ansatte og studenter i fagmiljøene. Spesialiserte oppgaver vil være organisert som fellestjenester, men ytes fagnært ved oppkommende behov.

Ansatte knyttet til de enkelte administrative arbeidsprosessene blir organisert i prosessnettverk med en prosessansvarlig, og med en overordnet fagansvarlig, og der deltakerne i fellesskap utvikler prosessforløp på tvers av administrative skiller og nivåer. Dette vil føre til mer effektiv arbeidsflyt, bedre bruk av administrativ kompetanse, dynamikk og fleksibilitet ved at deltakerne har innsikt og innflytelse på løsningene og raskt kan respondere på endrede behov. Den administrasjons-faglige ledelsen blir klarere og avstanden mellom administrativ fagansvarlig og ansatte, blir mindre.

En større grad av brukerorientering og studentservice må være sentralt i utviklingen i de enkelte tjenestene. For både ansatte og studenter er likebehandling sentralt. Økt bruk av felles, standardiserte rutiner og prosedyrer bør bidra til dette. For studentene er også kontinuerlig tilgang til de administrative tjenestene gjennom digitalisering, viktig.

Til sammen vil disse tiltakene bidra til å kunne mobilisere den administrative kompetansen som finnes på UiS, på måter som bidrar til både kompetanseutvikling og mer effektive og helhetlige løsninger for UiS totalt.

Noen misforståelser går igjen

Arbeidsgruppen ser gjennom høringen at det er et behov for å avklare en del misforståelser. Disse handler i hovedsak om noen gjennomgående temaer:

Det kommer frem at flere tror at stabsavdelingene ikke skal berøres av OU-prosessen nå, men heller holdes utenfor frem til at lederstøtte til ny rektorordning skal adresseres. Det stemmer ikke. Vi har riktignok fått beskjed om at vi ikke skal revurdere inndelingen av stabsavdelingene slik de er i dag, da det kan bli endringer i disse i forbindelse med at rektors lederstøtte skal utvikles. Dette vil skje fra høsten 2017. Men, det er ikke mulig å reorganisere de administrative tjenestene på mer effektive måter uten å se de administrative prosessene i helhet. Det betyr at ansatte på alle nivåer vil bli berørt av denne reorganiseringen.

Lokalisering på alle tre nivåer
En annen misforståelse som går igjen, er at de administrative tjenestene blir sentralisert, og instituttene må låne tjenester fra fakultetene. Det stemmer at de administrative tjenestene foreslås organisert på institusjons- og fakultetsnivå, men lokalisering vil være på alle tre nivåer, alt etter hva som er mulig og hensiktsmessig ut fra oppgavens art. Institutter og sentre vil få dedikerte administrative ressurser, ut fra deres typer aktivitet og mengde aktivitet.

Intensjonen med den nye løsningen er ikke å fjerne den administrative støtten fra primæraktivitetene, men å få stabs-, fakultets- og instituttnivået til å jobbe tettere sammen. Vi foreslår at stabsavdelingene skal redefineres til fellestjenester. De vil fremdeles jobbe med ekstern aktivitet og de sentrale oppgavene, men for å forbedre og effektivisere de administrative tjenestene, så må vi se oppgavene i helhet. Da må oppgavenes sammenheng på tvers av nivåer og enheter, være utgangspunkt for hvordan tjenestene skal utformes. Arbeidsgruppen vil at stabsnivået skal komme nærmere primærvirksomheten, slik at tjenestene er tilpasset studentenes, de ansattes og samfunnets behov.

Lik tilgang til de administrative tjenestene
Enda en misforståelse knytter seg til hva som menes med ”homogen organisering” av alle enheter på fakultetsnivå, uavhengig av størrelse på fakultetet. Flere fortolker dette som om alle fakulteter skal ha lik fakultetsadministrasjon, både i mengde og funksjoner. Det vi mener med ”homogen”, er at alle fakultetene skal ha lik tilgang til de administrative tjenestene, men at disse selvfølgelig skal tilpasses de aktiviteter og mengde aktiviteter som det enkelte fakultet har.

Bedre ressursutnytting og -mobilisering
Enkelte har også uttrykt bekymring for at de vil få mer rutinepregede og monotone oppgaver med den organiseringen vi nå foreslår. Det er liten grunn til å tro at det vil bli slik. Tvert imot vil denne måten å koble de administrativt ansatte tettere sammen gjennom prosessnettverk, bidra til at de ansatte i større grad får brukt sin fagkompetanse både bredere og mer spesialisert. Dette bidrar ikke bare til bedre ressursutnytting, men også til bedre ressursmobilisering. Deltakerne i nettverkene bidrar i fellesskap å utvikle bedre løsninger, og vil dermed kunne bidra til å påvirke både egen arbeidssituasjon og hvordan den enkelte arbeidsprosess løses i helhet. Det gir også større mulighet for å utvikle mer helhetlig kompetanse og spesialisere seg i noe, om man ønsker det.

Hva skjer videre i OU-arbeidet?

Fase 2 av det administrative OU-arbeidet ble avsluttet med innlevering av endelig rapport til universitetsdirektøren den 30. april. Styresaken om administrativ organisering blir behandlet i styret 8. juni.

Til høsten vil de administrativt ansatte blir innplassert ift den overordnede modellen, men spesifiseringen av de enkelte arbeidsprosessene og oppgavene vil måtte gjøres i samarbeid med de ansatte som er involvert i arbeidsprosessene. Dette innebærer at de administrativt ansatte kommer til å bli mer involvert i den konkrete oppgaveutformingen enn de har vært i den overordnede organisasjonsmodellen.

De konkrete innspill vi har fått på oppgaveorganisering blir tatt videre til neste fase. Dette gir en god basis for spesifisering av oppgavene.


Sist oppdatert av Karoline Reilstad (03.05.2017)

Skriv ut artikkel print symbol