Informasjon om innkjøp og krav til fakturering (Information about Procurement and requirements for Invoicing)


Ved å bestille via ordresystemet sikrer vi at alle innkjøp blir forhåndsgodkjente, mottatte fakturaer blir automatisk bokført dersom de er i henhold til ordren og UiS har alltid full oversikt over inngåtte kjøp av varer og tjenester

Krav til ordrenummer/bestiller kode på fakturaer til UiS
I henhold til kravene i UiS sin innkjøpsinstruks skal alle bestillinger over 10.000 kroner eks. mva og alle innkjøp mot rammekontraktene gjøres på bakgrunn av en innkjøpsordre opprettet i Basware PM, som sendes til den aktuelle leverandøren. Faktura skal påføres ordrenummer (UH+7siffer) før den sendes til UiS.

Unntak: For løpende avtaler, som abonnementer, lisenser, leie- og serviceavtaler som medfører jevnlig fakturering, kan bestiller kode (2-8 bokstaver) brukes som referanse på fakturaen. For mer informasjon om bestiller kode, se https://cp.compendia.no/universitetet-i-stavanger/okonomihandbok/

Faktura uten korrekt informasjon vil bli returnert til leverandør. Ny faktura må da utstedes med ny betalingsfrist.  Forsinkelser pga. dette fritar UiS for ansvar for renter ved forsinket betaling. Ved purringer skal kopi av faktura vedlegges.

Ordrenummer tildeles automatisk i Basware PM ved opprettelse av innkjøpsordre. Dersom leverandøren ikke oppgir ordrenummer på sin faktura kan ikke fakturaen bli automatisk behandlet.

Elektronisk faktura på EHF-format
Alle inngående fakturaer og kreditnotaer til Universitetet i Stavanger skal leveres elektronisk på EHF-format for å øke effektiviteten og spare miljøet.  UiS sitt ordrenummer, som består av bokstavene UH+7siffer skal legges i taggen: Invoice/OrderReference/ID

UiS sin bestiller kode, som består av 2-8 bokstaver skal legges i taggen: Invoice /AccountingCustomerParty /Party/Contact /ID

Vår e-fakturaadresse: 971564679
I enkelte systemer må også landkoden oppgis. Adressen blir da: 9908:971564679
For mer informasjon om e-faktura, se http://www.anskaffelser.no/temaer-elektronisk-handel/hvordan-komme-i-gang-kjoper/komme-i-gang-med-ehf

In english:

Requirements for order number / booking code on invoices to UiS
According to UiS Procurement Guidelines all orders that exceed NOK 10,000 excl. VAT and all purchases on framework contracts must be made based on a purchase order created in Basware PM, which is sent to the appropriate vendor. Invoices must be applied with the order number (UH+7numbers) before being sent to UiS.

Exception: For current contracts, as subscriptions, licenses, lease and service agreements involving regular invoicing, booking code (2-8 letters) can be used as a reference on the invoice. For more information on booking code, see https://cp.compendia.no/universitetet-i-stavanger/okonomihandbok/

Invoice without such reference will be returned to the sender. New invoice must be issued with new payment deadline. Delays due to these requirements exempts UiS from liability for interests on overdue payments. Copy of the invoice must be attached to all reminders.

An order number is automatically assigned by the Basware PM when creating purchase orders.
By placing the order through the ordering system we ensure that all purchases are pre-approved, received invoices are automatically posted if they are in accordance with the order and the University of Stavanger has complete records of signed purchase of goods and services. If the supplier does not specify order number on its invoice the invoice cannot be automatically processed.

Electronic Invoice in EHF/PEPPOL format
The University of Stavanger expects to receive e-invoices from all suppliers in order to increase efficiency and to help save the environment.

A valid UiS order number (UH+7numbers) must be added to the tag: Invoice/OrderReference/ID

A valid booking code (2-8 letters) must be added to the tag: Invoice /AccountingCustomerParty /Party/Contact /ID

Please use the e-invoicing address: 971564679
Some systems require the country code. The address will then be: 9908: 971 564 679

For more information on e-invoicing, see http://www.anskaffelser.no/e-procurement/guides/suppliers-guide


Sist oppdatert av Leiv Gunnar Lie (11.04.2016)

Skriv ut artikkel print symbol