Nye rutiner for innkjøp


Regelverket for offentlige anskaffelser ble endret 1. juli 2015. Endringene medfører at vi har evaluert de interne rutinene for innkjøp ved UiS, og gjort nødvendige forenklinger.

De viktigste endringene i regelverket for offentlig anskaffelser er:

  • Anskaffelser under 100 000 kroner blir unntatt fra anskaffelsesregelverket.
  • Plikten til å kreve HMS-erklæring blir opphevet.
  • Grensen for å kreve skatteattest øker fra 100 000 kroner til 500 000 kroner.
Påfølgende evaluering og forenkling av de interne innkjøpsrutinene innebærer følgende viktige endringer:
 
Innkjøp fra rammeavtaler, samt innkjøp utenfor rammeavtale over NOK 10 000,- eks. mva. men under NOK 100 000,- eks. mva.  
Alle slike innkjøp skal behandles i Basware PM. Anskaffelser under NOK 100 000,- eks. mva. er nå unntatt fra kravet om konkurranseutsetting i Forskrift for offentlige anskaffelser (FOA). Rutinen som gjaldt innhenting av tilbud fra tre leverandører, for innkjøp under NOK 100 000,- bortfaller derfor. Det anbefales likevel at innkjøper undersøker markedet for å sammenligne priser.
 
Alle innkjøp som skal behandles i bestillingssystemet Basware PM
Kravet om rekvisisjon bortfaller. Alle bestillinger som behandles i Basware PM blir kontert og sendt til godkjenning hos den budsjettansvarlige, før de sendes til leverandøren. Såfremt innkjøperen har den dokumentasjon som kreves for å legge inn en bestilling i Basware PM, er det derfor ikke behov for en egen rekvisisjon. Innkjøperen og rekvirenten må likevel samarbeide om anmodningen og den informasjon som er nødvendig for å legge inn en bestilling i Basware PM.
 
Alle leverandører er nå lagt inn med automatisk utsendelse av bestillinger til leverandøren, når de er godkjent av den budsjettansvarlige.
 
Innkjøp utenfor rammeavtaler og større enn NOK 100 000,- eks. mva. men under NOK 500 000,- eks. mva.
Vi minner om at sentralt innkjøpskontor må kontaktes på et tidlig tidspunkt for tildeling av loggnummer, når det skal foretas anskaffelser over NOK 100 000,-
 
Når bestillinger sendes automatisk til leverandøren ved budsjettansvarliges godkjenning, må håndteringen av innkjøp med innhenting av tilbud fra minst tre leverandører, skje i forkant av at bestillingen behandles i Basware PM. Rekkefølgen i disse rutinene er dermed endret.
 
Kravet om innstilling bortfaller. Da alle bestillinger i denne kategorien også skal legges inn i Basware PM, anses behovet for godkjenning av den budsjettansvarlige for ivaretatt. Videre vil kravet om innhenting av skatteattester og HMS egenerklæring bortfalle. Dokumentasjons-kravene for innkjøp i denne kategorien er dermed forenklet.
 
For alle innkjøp over NOK 100 000,- eks. mva., skal det fortsatt utarbeides og signeres en anskaffelsesprotokoll samt et habilitetsskjema. Hvis det ikke foreligger en innstilling som beskriver anskaffelsesprosessen, stilles nå desto strengere krav til at alle beslutninger gjennom hele prosessen er beskrevet i protokollen. Dette gjelder også beskrivelse av hvordan innkjøpet er konkurranseutsatt, valg av leverandør samt begrunnelse for dette valget.
 
Se forøvrig vedlagte Rutiner for innkjøp.

Sentralt innkjøpskontor, AØV

Sist oppdatert av Åse Ormøy (11.11.2015)

Skriv ut artikkel print symbol