Rutiner for utskrift av vitnemål - sentralt


Vitnemålene ved UiS skrives ut av sentralt vitnemålsteam (ESS). Institutt for helsefag og institutt for sosialfag skriver ut vitnemålene selv. Etter siste sensur er registrert i felles studentsystem (FS), blir alle kvalifikasjoner skrevet ut og sendt til signering. Så raskt vitnemålene kommer tilbake fra signering blir de sendt til studentenes registrerte hjemstedsadresse.

Utdanningsplanen er grunnlaget for utskrift av vitnemål. Instituttet er ansvarlig for at utdanningsplanen er kontrollert og vedlikeholdt. Hvert år holdes en samling som tar for seg vedlikehold av utdanningsplaner og klargjøring til vitnemål. Her er FS-veiledning for Kontroll og vedlikehold av utdanningsplaner:

Vedlikehold og kontroll av utdanningsplaner

Spørsmål? Send epost til vitnemaal@uis.no

 

Rutiner for utskrift av vitnemål av sentralt vitnemålsteam

Vitnemål skrives ut enten gjennom gradsfangst (norm) eller etter bestilling (studenter som avviker fra utdanningsplan).

Gradfangst

1.  Straks sensur for avsluttende emner er inne, kjøres rutine for gradsfangst for sted:

  • 217 8 *
  • 217 7 *
  • 217 6 *

Gradfangst kjøres daglig ved sentralt vitnemålsteam og fanger opp alle studenter med oppnådd kvalifikasjon.

Studenter med utsatt kvalifikasjon, kommer med i denne gradfangsten og vil bli lagt over i protokoll, i vente på å bli skrevet ut til dato for frist er utgått. Alle emner som skal være med i kvalifikasjonen må derfor være oppdatert i utdanningsplanen før gradfangst.

Det er derfor viktig at reservasjonsfrist er registrert før vitnemålsteamet tar gradfangst på sted. Hvis studenten skal ha kortere eller lengre frist kan en enkelt oppdatere datoen.

Husk å registrere reservasjoner i følge oppskriften.

2. Skriver ut Diploma Supplement (eksempel på DS)

3. Vitnemålene korrekturleses, skrives ut og legges til signering av dekan, fakultetsdirektør og saksbehandler.

4. Skriv ut adresselapper (hjemstedsadresse, DATALINE 64x34) fra FS. Dette gjøres ved å hente opp alle kandidater som har fått oppdatert oppnådd kvalifikasjon ved gitt dato i «Oppnådd kvalifikasjon protokoll»

5. Ferdige vitnemål legges sammen med Diploma Supplement og et vedleggsskriv i vitnemålsomslag og sendes til studentens hjemstedsadresse.

7. Sjekk om det ligger kvalifikasjoner for studenter som tidligere har reservert seg mot utskrift, som nå er klare til utskrift. Klargjør og lag vitnemål på samme måte som for øvrige vitnemål. Sjekk at studenten står med studierettsstatus FULLFØRT i Student samlebilde for det aktuelle programmet.

Bestilling

Bachelorvitnemål skrives også ut etter bestilling (vitnemål for en selvvalgt bachelorgrad eller et studieprogram som studenten ikke har studierett på). Når søknaden er ferdig behandlet, kan den sendes til vitnemaal@uis.no

  1. Studiekonsulent kontrollerer om studenten oppfyller kravene til bachelorgrad. Hvis ikke skrives et avslagsbrev. Husk informasjon om klageadgang.
  2. Vitnemålskontoret Registrer kvalifikasjonen i FS, sjekker korrektur og overfører til protokoll.
  3. Vitnemålet skrives ut, og legges til signering.
  4. Skriv ut Diploma Supplement
  5. Det ferdige vitnemålet legges sammen med Diploma Supplement i vitnemålsomslag og sendes til studenten (semesteradressen).

Sist oppdatert av Hildegard Nortvedt (03.02.2017)

Skriv ut artikkel print symbol