Offentlig journal - utfyllande informasjon


REGISTRERING AV JOURNAL OG UTLEGGING AV OFFENTLIG JOURNAL PÅ INTERNETT

UiS er et offentlig forvaltningsorgan

Universitetet i Stavanger (UiS) er en del av statens universitets- og høgskolesystem, og følgelig en del av den offentlige forvaltning.
Den offentlige forvaltning er bundet av et stort lov- og regelverk, deriblant Offentlighetsloven, Forvaltningsloven, Personopplysningsloven og Arkivloven med tilhørende forskrifter, jfr. Offentlighetsloven §1 ”Som forvaltningsorgan regnes i loven ethvert organ for stat eller kommune”.


Universitetets saksdokumenter er i utgangspunktet offentlige

Offentlighetslovens hovedregel står i §2 og lyder: ”Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov”. Videre står det i §3 at ”Forvaltningens saksdokumenter er dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et slikt organ. Som dokument regnes en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring eller overføring.”

Dette medfører at Universitetets saksdokumenter er offentlige så fremt de ikke må unntas etter Offentlighetslovens §5a om lovbestemt taushetsplikt, eller unntak er ønskelig og kan hjemles etter offentlighetslovens §§4-6. Det blir fra Arkivets side lagt vekt på lovens prinsipp om meroffentlighet (§2.3.ledd).


Universitetet er pliktig til å føre journal

Universitetet er som forvaltningsorgan pliktig til å føre journal etter Offl §2.2 ”Forvaltningsorganet skal føre journal etter bestemmelsene i arkivloven med forskrifter”. Kravet om journalføring står nærmere beskrevet i arkivforskriftens §2-6 m.v.: ”I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentlegheitslova §§2 og 3 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon”…..”Dersom journalen inngår i eit elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem, skal ein på enkel måte kunne hente ut og gjere tilgjengeleg dei journalopplysningane som allmenta har krav på å få innsyn i”.

Ved UiS benytter vi det fullelektroniske sak- og dokumenthåndteringssystemet ePhorte, et Noark4-basert system fra ErgoGrop. Alle saksdokumenter blir her lagt inn i èn journalbase, der ulike dokumenter som tilhører samme sak knyttes sammen med felles saksnummer.


Offentlig journal og personopplysningsloven
(Avsnittet er i sin helhet sakset fra rapport fra arbeidsgruppe ”Elektronisk postjournal – Prinsipper for etablering av en ny elektronisk postjournaltjeneste i en åpen og brukerrettet forvaltning)

Elektronisk registrering og utlevering av opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til en identifiserbar person, vil være ”behandling av personopplysninger” slik dette er definert i personopplysningsloven §2. I og med at en elektronisk postjournal inneholder personopplysninger, vil bestemmelsene i personopplysningsloven komme til anvendelse.

Det er bare adgang til å behandle personopplysninger dersom vilkårene i §§8 og 9 er oppfylt. Det følger av disse bestemmelsene at det er adgang til å behandle personopplysninger dersom det er fastsatt i lov at det er adgang til slik behandling. Offentlighetslovens bestemmelse om journalføringsplikt supplert med arkivforskriftens bestemmelser om journalføring gir den nødvendige hjemmel for registrering av opplysninger. Offentlighetslovens bestemmelse om innsyn i journal gir den nødvendige hjemmel for utlevering av opplysningene. Personopplysningsloven er derfor ikke til hinder for at det registreres personopplysninger i den offentlige journal, og at disse gjøres elektronisk tilgjengelige for allmennheten.


Krav til innhold i journalen

Alle opplysninger det er plikt til å journalføre, er i utgangspunktet offentlige. Arkivforskriftens §2-7 fastsetter at ”Innføring i journalen skal skje på en måte som gjer det mogleg å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjerast utan å røpe opplysninger som er undergitt teieplikt i lov eller medhald av lov, eller som elles kan unntakast frå offentleg innsyn etter §§5 eller 6 i offentlegheitslova.” Paragrafen inneholder en oversikt over hvilke opplysninger som skal føres inn i journalen: journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender/mottaker, opplysninger om sak/innhold/emne, brevdato, arkivkode og avskrivningsfelt.

Videre står det: ”Er det ikkje mogleg å registrere eit dokument utan å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt, eller som allmenta elles ikkje kan krevje, kan det nyttast nøytrale kjenneteikn, utelatingar eller overstryking på den kopien eller utskrifta av journalen som allmenta kan krevje innsyn i. Heil utstryking av ei innføring kan berre nyttast dersom det er nødvendig for ikkje å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt”.


Rutiner for journalføring ved UiS

Henvendelser til/fra studenter ved UiS skal behandles i henhold til Offentlighetslov og Arkivlov med forskrifter som andre saksdokumenter, og blir ikke behandlet som interne dokumenter som kan unntas etter §5.

Henvendelsene skal registreres i det de kommer inn til universitetet, jfr. arkivforskriftens §3-5.

Det er fokus på meroffentlighet, og dette praktiseres også mtp. journalen, hvor overstryking/sladding brukes minst mulig. I stedet forsøkes innholdsbeskrivelsen formulert på en slik måte at det ikke forekommer formidling av taushetsbelagte opplysninger og annen sensitiv informasjon, samtidig som registreringssystemet blir et godt registrerings- og gjenfinningssystem internt. Ved registreringen skal man ikke bare være oppmerksom på den enkelte registrering/journalinnførsel, men på den totalinformasjonen som er tilgjengelig ved søk. Dette gjelder både internt ved kobling mellom flere journalinnførsler i det som blir lagt ut fra UiS og kobling mot annen informasjon man finner på internett. Datatilsynet har fokus på at det er summen av elektronisk tilgjengelige personopplysninger som kan utgjøre en trussel mot personvernet (mulighet for bygging av personprofiler).


Sentralt prosjekt ”Elektronisk postjournal”

Det har innen departementssektoren vært arbeidet med et prosjekt for ”Etablering av en ny elektronisk postjournaltjeneste i en åpen og brukerrettet forvaltning”. Prosjektet har ligget nede et år, men er nå i gang igjen. I henhold til kommentarer fra Datatilsynet vil en slik journal ikke bli liggende på www med tilgang for alle. Det vil derimot antakelig bli en løsning med automatisk tildeling av passord til de som henvender seg, slik at det er fullt mulig for hver enkelt som har interesse å søke i journalene som blir lagt ut der. Dette sikrer at alle har tilgang etter intensjonene til Offentlighetsloven, samtidig som man sikrer at de enkelte journalføringer ikke vil komme som treff ved søk på www-søkemotorer som for eksempel Google.

Pilotprosjektet Elektronisk postjournal er en ren journaltjeneste, og det er ikke tenkt noen lenking til selve dokumentene. For UiS sitt vedkommende, vil man ved overgang til det nye systemet ePhorte ha alle dokumentene liggende i fulltekstversjon. En lenking fra journal til dokument vil imidlertid reise mange nye problemstillinger som må vurderes før en slik funksjon kan tas i bruk.


Offentlig journal på internett

Verken offentlighetsloven eller arkivforskriften pålegger forvaltningen en plikt til å gi innsyn direkte i den elektroniske journalen. Ved UiS ble journalen tidligere sendt pr. telefaks til lokale nyhetsredaksjoner. Det ble imidlertid sett som en mer praktisk gjennomføring av allmennhetens innsynsrett og styrking av offentlighetsprinsippet å legge den på internett. Av hensyn til muligheten for å lage personprofiler blir ikke journalen liggende tilgjengelig mer enn 3 måneder (anbefalt av Datatilsynet). Det er imidlertid et faktum at selv om man fjerner selve nettstedet, vil linkene fortsatt ligge igjen og framkomme som treff ved søk på personnavn i lengre tid. På bakgrunn av dette blir alle personnavn sladdet i nettversjonen av journalen.


 


Sist oppdatert av Hildegard Nortvedt (15.11.2016)

Skriv ut artikkel print symbol

Universitetets offentlige postjournal er publisert på disse sidene. Postjournalen legges ut på i løpet av virkedagen etter registreringsdag, og ligger tilgjengelig i tre måneder.
For nærmere informasjon rundt journalføring og offentlig journal, se nedenfor.

Ønsker du å bestille dokumenter fra postjournalen, vennligst hent bestillingsskjema her. Skjema på nynorsk kan hentes her. Utfylt skjema sendes pr. e-post post@uis.no eller telefaks 51 83 10 50.

Les mer