Utfyllende kommentarer til stillingsbeskrvielse for instituttleder, gyldig fra 1.1.08


Utarbeidet i forbindelse med vedtak om delegering av myndighet til instituttledere, vedtatt av dekan 20.12.07. Det vises til universitetsstyret sak 19/07 og 51/07, samt til delegasjonshåndbok ved UiS.

Basis og arbeidsmåte

Instituttlederens arbeid skal være forenlig med universitetets og instituttets særpreg og oppgaver samt institusjonens verdier og normer slik de kommer til uttrykk i universitetslov og UiS sine strategiske grunnlagsdokument. Instituttlederen skal bidra til utvikling og til realisering av UiS sine strategiske målsettinger og ivareta utvikling av fagdisiplinene.

 

God ledelse bygger på tillit og kollegialitet. Lederen skal derfor legge vekt på åpne prosesser og samarbeid samt invitere til medansvar og deltakelse slik at alternative synspunkter kommer fram.

Oppgaver og ansvar

Instituttlederen skal inspirere ansatte og studenter samt initiere, koordinere og styre prosesser. Lederen skal bidra til å finne løsninger på de utfordringer, behov og problem instituttet, ansatte og studenter står overfor og i tillegg legge til rette for gode administrative forhold for alle parter. Innholdet i den daglige forsknings- og undervisnings­virksomheten er den enkeltes ansvar, men lederen fatter beslutninger i løpende faglige, økonomiske og administrative saker.

Strategi og utvikling

Instituttleder skal sørge for at instituttet har en oppdatert strategi. Han skal sette i gang og lede prosesser som bidrar til strategisk bevissthet og beredskap og innsikt i egen virksomheten, slik at instituttet kan gjøre gode, langsiktige valg om undervisning, forskning, formidling og annen faglig aktivitet. Lederen skal påse at instituttets overordnede mål og strategiske prioriteringer settes i lys av den faglige utviklingen, endringer i omgivelsene og UiS sine overordnede mål og strategier. Det forventes også at instituttlederen deltar aktivt i fakultetets og institusjonens strategiske arbeid.

 Faglig ledelse

Instituttlederen forventes å

  • ivareta instituttets fellesinteresser og representere instituttet utad
  • være ansvarlig for å forberede de saker som skal forelegges dekanen, så som budsjett, strategiplaner, utlysninger, innstillinger for vitenskapelige stillinger, studieplaner og rapport om virksomheten
  • prioritere og fatte beslutninger innenfor instituttets arbeids- og ansvarsområde, slik at instituttet arbeider mot de mål som er satt, og sørge for arbeidsformer som sikrer kvalitet og produktivitet
  • stimulere til et aktivt forskningsmiljø med høy kvalitet og produktivitet og bidra til å rekruttere dyktige forskere og lærere. Videre skal lederen arbeide for at instituttets ansatte og studenter har gode rammevilkår i form av utstyr, annen infrastruktur og driftsmidler for den enkelte forsker og forskergruppe
  • støtte, fremme og etablere kontakt med eksterne samarbeidspartnere, det være seg andre utdannings- og forskningsinstitusjoner nasjonalt og internasjonalt og relevante institusjoner i nærings- og samfunnsliv
  • formulere og artikulere faglige kunnskapsmål og en pedagogisk "grunnfilosofi", stimulere til kontinuerlig evaluering og forbedring av instituttets undervisnings- og studieopplegg og fremme og sikre kvalitet og effektivitet i undervisning, veiledning, formidling og annen faglig aktivitet
  • koordinere virksomheten. Dette vil særlig gjelde undervisnings- og studieplaner, men kan også omfatte forsknings- og formidlingsaktiviteten
  • stimulere til opprettelse av fag-/forskningsgrupper der instituttets størrelse og fagprofil gjør dette naturlig
  • lede, eventuelt være medlem av, de rådgivende utvalg som instituttet oppretter.

Administrativ ledelse

Instituttlederen skal påse at den administrative virksomheten drives i samsvar med de retningslinjer som til enhver tid gjelder. Videre skal lederen

  • sørge for at administrasjonen er tilpasset de faglige behov og at den fungerer rasjonelt og effektivt i et godt samspill med virksomheten forøvrig
  • ha ansvar for instituttets samlede økonomi og sørge for at aktiviteten er tilpasset rammebetingelser av formelle, økonomisk og personalmessig art.

Personalansvar

Lederen skal

  • motivere, stimulere og inspirere de ansatte til høy kvalitet, produktivitet og påse at staben har den nødvendige kompetanse
  • arbeide for å etablere samarbeid og team og ha medarbeidersamtaler med de ansatte
  • ta ansvar for helse- miljø- og sikkerhetsarbeidet ved instituttet, håndtering av personalkonflikter og andre spørsmål knyttet til arbeidsmiljøet
  • representere arbeidsgiver og ivareta den avtalefestede samhandlingen med organisasjonene og de ansattes medbestemmelse og innstille overfor fakultet i forbindelse med lokale lønnsforhandlinger
  • informere de ansatte om forhold som har betydning for dem som enkeltindivider og for den faglige og administrative virksomheten

Ansvar for studentene

 Instituttlederen har ansvar for å legge forholdene til rette for studentene ved instituttet. Dette innebærer at lederen

  • skal påse at studentene blir holdt løpende informert om forhold som har betydning for studiehverdagen
  • har et overordnet ansvar for at studentene sikres den medbestemmelse og innflytelse de har krav på i henhold til lover og regelverk, samt påseat det avholdes valg til instituttråd og eventuelle andre utvalg under instituttet. Den praktiske gjennomføring foretas av studentene selv.
  • skal arbeide for å bedre studentenes lærings- og arbeidsmiljø ved instituttet, eksempelvis i det systematiske HMS-arbeid og ved personkonflikter som berører studentene. Instituttleder skal spesielt sørge for at studentenes helse og sikkerhet ivaretas der det i undervisningen brukes maskiner eller stoffer som kan innebære fare for liv og helse – for eksempel på laboratorier, verksteder og ved feltarbeid.

 Delegert myndighet

Eksterne relasjoner

·         Instituttlederen kan inngå samarbeidsavtaler (oppdrags- og prosjektavtaler) med eksterne samarbeidspartnere som kun omfatter instituttets egen virksomhet og hvor de økonomiske forpliktelser ligger innenfor instituttets egne budsjettmessige rammer.

Budsjettdisponering

Instituttlederen kan

·         disponere instituttets budsjettmidler og oppdragsmidler

·         fastsette lønn for nyansatte innenfor rammen av utlysingen

·         avgjøre bruk av overtid ved instituttet

 Personalledelse og –forvaltning

·         disponere administrativt personale som er tilknyttet instituttet

·         inngå arbeidsavtale med egne ansatte

·         innstille til dekan ved tilsetting i vitenskapelige stillinger til og med professornivå

·         opprette oppdragsstillinger

·         ta avgjørelser vedrørende ferie, sykefravær og permisjoner ved instituttet som ikke ligger til tilsettingsorganet (fødsel- og omsorgspermisjoner, velferdspermisjoner o.l.)

·         fatte beslutninger knyttet til HMS

·         innstille til opprykk ved lokale lønnsforhandlinger

Alle administrativt ansatte som til daglig utfører sin jobb ved et institutt skal også ved behov kunne utføre oppgaver for andre institutt eller ved fakultetet når dekan ber om det. 

De som til daglig utfører administrative oppgaver for en instituttleder skal ha sin medarbeidersamtale med denne. Instituttlederne skal imidlertid innhente erfaring fra alle som vedkommende har utført et betydelig arbeid (ca. et månedsverk eller mer) for i løpet av året.

Erstatningsstillinger eller opprettelse av nye faste stillinger krever særskilte dekanvedtak.

Studiesaker (undervisning- og studiekoordinering m.v.)

·         lukke undervisning og øvelser for andre enn de som er tatt opp til et definert program

·         avgjøre søknad om å delta i kurs, prøver m.v. som er lukket for andre enn de som er tatt opp til definert program

·         fastsette utdanningsplaner for studenter

·         godskrive utdanning fra annen institusjon, ev. kunnskap dokumentert på annen måte

·         oppnevne sensorer

·         avgjøre søknad om fritak fra eksamen eller prøve

Rammer for desentralisering

·         Spesialiserte og kompetansekrevende funksjoner ivaretas på fakultetsnivå. Dette gjelder personal- og økonomifunksjonen og ev. saker hvor hensyn til likebehandling av hhv. studenter og ansatte tilsier det. Rutinepreget og servicerettet personal- og økonomifunksjon ovenfor studenter og ansatte ivaretas av instituttet.

  • Øvrige funksjoner knyttet til daglig drift av fakultetet, studiesaker og servicefunksjoner vis a vis studentene kan delegeres til instituttnivå.

 Instituttrådet

Mandat for instituttråd er gitt i styre sak 51/07. Instituttrådet skal delta i behandlingen av, og gi råd om:

·         Planarbeid for all faglig virksomhet

·         Budsjett for instituttet

·         Kvalitetsarbeidet, herunder studentevalueringer

·         HMS-saker

·         Internasjonalisering

·         Opptak

·         Oppnevning av sensor

·         Undervisnings- og læringsformer

·         Oppnevne medlemmer til faste råd og utvalg

For at instituttleder skal kunne ivareta sitt ansvar og utføre sine oppgaver på en kostnadseffektiv og helhetlig måte, vil en rekke saker kunne avgjøres uten drøfting. Som eksempler på slike saker kan være:

  • tildeling av reisemidler, prioritering av søknader om forskningstermin
  • innstilling og eventuelt beslutninger i forbindelse med individuelle søknader knyttet til master- og doktorgradsstudier
  • innstilling om lønnsopprykk
  • forslag på sakkyndige ved tilsetting i vitenskapelige stillinger
  • høringsuttalelser

Til grunn for alle instituttlederbeslutningene bør det ligge et prinsipp om at berørte parter, herunder studentene, i størst mulig grad er hørt slik at saken er godt belyst.

 

Beslutninger og medinnflytelse

Vedtak fattet av instituttleder skal publiseres på intranett, og gjøres kjent blant de ansatte på instituttet.


Sist oppdatert av (03.01.2008)

Skriv ut artikkel print symbol