Postbehandlingsrutiner


Universitetet har transportavtale med Posten Norge AS, og får tilkjørt dagens inngående post mellom kl. 08.00 og 08.45. Utgående post blir hentet rundt kl. 15.30 (sommertid rett før kl. 15.00). Arkivbetjeningen er ansvarlig for postsorteringen av inngående og intern post.

Foruten universitetets egen post, blir post til Studentsamskipnaden i Stavanger / SiS, SiS Bok, Hugin, Tekna, Statsbygg Vest driftsområde Ullandhaug, StOr og diverse andre studentorganisasjoner levert til postmottaket i Kitty Kiellands hus.

Rutiner rundt poståpning (i henhold til Arkivlovens forskrift kapittel III §3-1)

  • Inngående post behandles av Dokumentsenteret.
  • Post der personnavn står øverst, bringes uåpnet til adressaten.
  • Øvrig post, dvs. post der institusjonsbetegnelse står øverst, skal åpnes. Med institusjonsbetegnelse menes alle ”nivåer” innen universitetet, som universitetsstyre, UiS, fakultet, institutt.
  • Post som er sortert ut for åpning dobbeltsjekkes for å unngå feilåpning.
  • Studentpost leveres videre til aktuell enhet, jfr. eget punkt om posthyller.
  • Post med ukjent mottakernavn skal ikke åpnes, men sjekkes opp for tilknytning til universitetet.
  • Universitetets adresse skal ikke brukes til forsendelse av privat post.
  • Åpnede konvolutter inneholdende eksamensresultater, reiseregninger m.m. skal teipes igjen før videre intern formidling.
  • Den enkelte saksbehandler har ansvar for å vurdere mottatte/utferdigede dokumenter mtp arkivverdighet. Saksbehandler må foreta en egen vurdering av arkivverdighet uavhengig av arkivpersonalets vurdering.

Arkivpersonalet tar med seg inngående post som anses arkivverdig til Dokumentsenterets lokaler i Kitty Kiellands hus 3. etasje, hvor videre behandling foregår.


Sist oppdatert av Tove Opsahl (25.09.2013)

Skriv ut artikkel print symbol