Arkivkunnskap for ansatte


Arkivkunnskap kan være et omfattende fagområde. På denne siden er det oppsummert noen grunnleggende prinsipper og begreper som alle saksbehandlere og ledere bør være kjent med.

·        Hva skal tas vare på: dokumenter som blir til som et ledd i universitetets virksomhet og som fører til saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon.     

·        Dokumentbegrepet: Et dokument kan være alle former for informasjon som er logisk avgrenset på et medium for senere visning. Det har altså ikke noe å si om hvordan informasjonen kommer inn, det er innholdet som bestemmer hvordan vi tar vare på det. Eposter kan være like relevante som et formelt papirbrev.

·        Saksdokument: Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte, men litt mer avgrenset. Et saksdokument er alltid et arkivdokument, men ikke alle arkivdokumenter er saksdokumenter.

·        Arkivdokument Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning.

·        Journalføring: Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 2-6 skal man registrere alle inngående og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokumenter skal med noen unntak også alltid registreres i journalen. Journalen skal være tilgjengelig for publikum

·        Journalpost En enkelt registrering (innførsel) i en journal, dvs. opplysningene om et saksdokument med eventuelle vedlegg. I elektroniske journaler skal en journalpost alltid være knyttet til en sak, jf. Noark-standarden.

·        Arkivavgrensing: Vil si å skille ut dokumentasjon som ikke er arkivverdig fra dokumentasjon som er arkivverdig. Arkivavgrensning foregår i flere omganger, ved postmottak, ved rydding av kontor, ved avlevering. 

Saksbehandlers arkivansvar: Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de mottar og utarbeider blir arkivert. Dette er dokument som iht. Offentlighetsloven § 4 er å regne som saksdokument for organet og dokument som har verdi som dokumentasjon.

·        Ferdigstille egne utgående brev og interne notater, slik at disse kan bli journalført av arkivtjenesten. Gi beskjed til dokumentsenteret hvis saker skal overføres til annen saksbehandler.

·        Sørge for at overskriften på utgående brev er dekkende.

·        Absolutt ingen offentlige saksdokumenter skal arkiveres i papirbaserte arkiver, eller som personlige filer eller mapper på private eller felles områder på datamaskinen.

·         Sørge for at graderte dokumenter blir påført riktig lovhjemmel.

 

 

Les mer Arkivterminologi 


Sist oppdatert av Per Johan Rødland (07.06.2018)

Skriv ut artikkel print symbol
Bevaring og kassasjonsplan

 

Her finner du felles bevarings- og kassasjonbestemmelser for egenforvatlningen i statlige organer.

Generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelser for egenforvaltningen i statlige organer

---------------------------------

Bevarings- og kassasjonsplan for fagsaker i universitets- og høyskolesektoren

Bevarings- og kassasjonsplan for fagsaker i universitets- og høyskolesektoren

--------------------------------

Bestemmelser for bevaring og kassasjon i større detalj finner du i arkivnøkkelen

Arkivnøkkel for UiS

---------------------------------

Hvordan gå frem når man skal rydde opp i sine papirer ved UiS