Arkivkoder


Arkivnøkkel er en oversikt hvor saker som skapes i et arkivsystem blir tildelt et kodesystem (arkivkode). Dette er  for å gi arkivverdige dokumenter rett plassering for igjen å lette senere fremfinning. Arkivkoder bygger på en emneforståelse av innholdet i et dokument. Utfra dokumentets innhold tildeles det en arkivkode. Arkivnøkkelen inneholder også en kassasjonsplan som sier noe om hva som skal bevares og hvor lenge.

Å knytte dokumenter til arkivkoder var en forutsetning for gjenfinning i gamle papirbaserte arkiver, men er fremdeles viktige i registrering av saker i elektroniske systemer. Grunnen til dette er at andre søkekriterier som titler navn og datoer ofte er misvisende, upresise eller vanskelig å huske over lengre tid. Søk på arkivkode vil gjøre det mulig å fange opp alle typer saker innenfor et gitt emne og er med på å skape en totaloversikt. Klassering av saker er et obligatorisk krav i et arkivsystem og ansvaret for dette er lagt til virksomhetens arkivtjeneste.   skal klasseres med arkivkode

I løpet av 2014 vil UH- sektoren få en ny arkivnøkkel som vil bli tilgjengelig på dokumentsenterets hjemmesider. Arkivnøkkelen er nyttig både for å finne kode til saksemner og for å finne ut av bevaringskrav.

Arkivnøkkel for UiS


Sist oppdatert av Per Johan Rødland (06.05.2016)

Skriv ut artikkel print symbol