Kvalitetsrutiner for registrering og rapportering av vitenskapelig arbeid


Den årlige forskningsrapporteringen skal dokumentere aktiviteter og resultater innen forskning.


Viktige frister:


31. januar:
Registrering av publikasjoner

30. november:
Innmelding av kanaler til NSD


Innholdsfortegnelse:
Formål
Hvem skal rapportere
Forfatteradresse
Hva skal rapporteres
1. Prosjekter og forprosjekter (under utvikling)
2. Faglig og allmennrettet formidling
3. Vitenskapelige publiseringer
    - Vitenskapelig artikkel
    - Vitenskapelig oversiktsartikkel/review
    - Vitenskapelig monografi
    - Vitenskapelig kommentarutgave
    - Vitenskapelig antologi
4. Følgende rapporteres ikke
Registrering, kvalitetssikring og godkjenning
   - Den enkelte forsker
   - Instituttleder
   - Enhetsansvarlige
   - Institusjonell superbruker
Årlige rutiner og ansvar
 

Formål

  • Formålet med rutinebeskrivelsen er å forbedre kvaliteten på registrering og dokumentasjon av forsknings- og formidlings aktiviteter ved Universitetet i Stavanger.
  • Rutinebeskrivelsen skal også sørge for at universitetets inntektsgrunnlag økes ved å bidra til at flest mulig vitenskapelige utgivelser og artikler publiseres via forlag og tidsskrifter som er registrert i autoritetsregistrene administrert av UHR.
  • Rutinen skal sikre at utgivelsene er registrert på riktig måte og til riktig tid i CRIStin.
  • CRIStin er tilpasset de nasjonale kravene og er åpent tilgjengelig.
  • Forskningsrapporteringen skal også være et verktøy for universitetsledelse, fakultets- og instituttlederne og forskningsutvalget.
  • Systemet vil videre kunne brukes av de vitenskapelige ansatte til selvevaluering, forskerprofil m.m.
     

Hvem skal rapportere

  • Alle ansatte i fast stilling
  • Alle ph.d.-kandidater
  • Ansatte i prosjektstilling/engasjement
  • Professor II-stillinger rapporterer for faglig produksjon knyttet til ansettelsesforhold ved UiS


Til toppen
 

Forfatteradresse

  • For at UiS kan telle en publikasjon helt eller delvis for rapportering, må UiS stå som forfatteradresse i selve publikasjonen. Forfatteradresse består av institusjonsnavn og underenhetsnavn eller kun av institusjonsnavn. Ansatte ved UiS må derfor sørge for at institusjonstilknytning blir registrert ved publiseringer.
  • Forfatter må samtidig ha en dokumentert tilknytning til UiS, som ansatt, stipendiat, midlertidig tilknyttet, student o.a, enten på tellepunktet eller i perioden da publikasjonen ble utformet.
  • Ph.d.-kandidat skal føre opp UiS som (en av) adresse(ene) på publikasjoner og andre arbeider som inngår i doktorgradsarbeidet. Dette gjelder også arbeider som helt eller hovedsakelig er utført under ph.d.-utdanningen, men som publiseres seinere.
  • Ph.d.-kandidat skal bruke UiS som forfatteradresse på alle foredrag, artikler, publikasjoner, presentasjoner, posters og lignende som inngår i arbeidet. Dersom Ph.d.-kandidaten er ansatt ved eller deltar i et felles gradssamarbeid med en annen institusjon, kan i tillegg denne institusjonens adresse føres opp.

 

Hva skal rapporteres

1. Prosjekter og forprosjekter (under utvikling)

a) avsluttede i rapporteringsåret
b) under arbeid i rapporteringsåret
c) nye i rapporteringsåret
Prosjektsøknader rapporteres ikke.

2. Faglig og allmennrettet formidling

Tidsskriftspublikasjon: Populærvitenskapelig artikkel, Sammendrag/abstract, Kronikk, Leder, Anmeldelse, Short communication, Leserinnlegg, Brev til redaktøren, Errat, Intervju, Artikkel i fag-/bransjetidsskrift
Konferansebidrag og faglig presentasjon: Vitenskapelig foredrag, Faglig foredrag, Populærvitenskapelig foredrag, Poster
Bok: Leksikon, Oppslagsverk, Populærvitenskaplig bok, Lærebok, Fagbok, Utstillingskatalog
Rapport/Avhandling: Rapport, Kompendium, Doktorgradsavhandling, Lisensiatavhandling, Magisteravhandling, Mastergradsoppgave, Hovedfagsoppgave, Forskerlinjeoppgave
Del av bok/rapport: Faglig kapittel, Populærvitenskapelig kapittel/artikkel, Leksikal innførsel, Forord, Innledning, Annet.
Oversettelsesarbeider:Kapittel/Artikkel, Bok
Mediebidrag: Dokumentar, Programledelse, Programdeltagelse, Intervju
Kommersialisering: Patent, Lisens, Bedriftsetablering
Kunstnerisk og museal presentasjon: Museumutstilling, Arkitektutstilling, Kunstutstilling, Webutstilling, Annet
Kunstnerisk produksjon: Arkitekttegning, Kunst- og billedmateriale, Filmproduksjon, Teaterproduksjon, Musikk – komposisjon, Musikk framføring
Produkt: Digitalt læremiddel, Modell (Arkitektur), Multimedia produkt, Musikk - innspillingsprodukt, Programvare, Database, Lydmateriale, Annet produkt
Informasjonsmateriale: Brosjyre, Briefs, Nettsider (opplysningsmateriale), Innledning i musikal og teaterprogram
 

3. Vitenskapelige publiseringer

Rapportering:
Rapportering av vitenskapelig publisering skal følge de retningslinjer som er gitt i rapporteringsinstruksen: Rapportering av vitenskapelig publisering

Vitenskapelig publikasjon: definisjon.
Departementets definisjon av en vitenskapelig publikasjon defineres gjennom fire kriterier, hvorav samtlige må være oppfylt.

Publikasjonen må:

  • presentere ny innsikt.
  • være i en form som gjør resultatene etterprøvbare eller anvendelige i ny forskning.
  • være i et språk og ha en distribusjon som gjør den tilgjengelig for de fleste forskere som kan ha interesse av den.
  • være i en publiseringskanal (tidsskrift, serie, bokutgiver, nettsted) med rutiner for fagfellevurdering.

Vitenskapelige publikasjoner må være publisert i godkjent publiseringskanal og være utkommet i rapporteringsåret.
Se Register over publiseringskanaler.

Det er viktig at postene registreres i korrekte kategorier dersom de skal gi uttelling.

Disse kategoriene er:
a) Vitenskapelig artikkel
b) Vitenskapelig oversiktsartikkel/review
c) Vitenskapelig monografi
d) Vitenskapelig kommentarutgave
e) Vitenskapelig antologi
f) Vitenskapelig kapittel/artikkel (antologi)

Selv om et forskningsresultat er registrert i en av de seks kategoriene så betyr det ikke at denne er tellende. Bare resultat som er kontrollert/godkjent av institusjonen(e) blir rapportert.

a) Vitenskapelig artikkel
Har som formål å legge frem nye forskningsresultater på grunnlag av en avgrenset vitenskapelig undersøkelse med fagfeller som primær målgruppe. Publikasjonen er uten eget nummer, men har tilknytning til en tittel som har ISSN. Den kan ha en eller flere forfattere, og navnene er oppført i tilknytning til hver publikasjon. Tidsskriftet, årboka, serien eller nettstedet må ha vitenskapelig redaksjon med fagfellevurdering. Inkluderer originalartikler og oversiktsartikler, men ikke ledere, bokanmeldelser, debattinnlegg og annet stoff.

b) Vitenskapelig oversiktsartikkel/ review
En 2. ordens forskningsartikkel (sekundærlitteratur), som gir et overblikk over et faglig spørsmål/område på bakgrunn av et representativt utvalg av fagområdets 1. ordens forskningslitteratur (primært forsknings artikler). Artikkelen presenterer en sammenfattende analyse/konklusjon om en problemstilling/et tema som skal gjøre det lettere for forskere innen fagområdet å orientere seg om de store linjene i forskningen.

Uttelling:

Kategori    Nivå 1     Nivå 2
Vitenskapelig artikkel  1 poeng    3 poeng
Vitenskapelig oversiktsartikkel/review    1 poeng    3 poeng


Til toppen

c) Vitenskapelig monografi
Pliktavleveres til biblioteket og merkes ”Forslag til vitenskapelig registrering”.

Et sammenhengende verk forfattet av en enkel person, eller flere personer som står ansvarlige for hele verket. Det er boken som skal telles, ikke de enkelte kapitler. En vitenskapelig monografi er en større publikasjon som formidler ny, forskningsbasert kunnskap primært rettet mot et akademisk fagfellesskap.
Publikasjonen har en tittel med ISBN og navnene er tilknyttet tittelen.

Lærebok for studenter eller fagbok som er ment for et allment publikum er ikke med i tellende publikasjoner.

En ph.d.-avhandling i monografiformat gir uttelling dersom den er utgitt på godkjent forlag.
a) Arbeidet må være fagfellevurdert
b) Arbeidet kan ikke være en nyutgivelse av eksemplaret som ble trykt til disputasen. Det må gjøres endringer i innhold. Sakskyndige komiteens kommentarer må være innarbeidet i den nye versjonen.

Det er kun monografier som er aktuelle for rapportering. Artikkelbaserte avhandlinger inneholder arbeid som tidligere er rapportert inn eller som skal rapporteres inn.

Til toppen

d) Vitenskapelig kommentarutgave
En vitenskapelig kommentar til en tekst vil vanligvis omfatte en oppsummering og innarbeidelse av tidligere forskning, tekstetablering med tekstkritikk, og kommentar til verkets helhet og deler. I utgangspunktet skal en autoritativ kommentar ha ekserpert all betydelig forskning, og satt den inn i en ny filologisk og analytisk kontekst.
Innenfor de humanistiske fag finnes kommentarutgaver først og fremst til bibelske skrifter og til tekster innenfor filologiske fag (særlig latinsk, gresk, norrøn, germansk og slavisk filologi).

Uttelling:

Kategori     Nivå 1     Nivå 2
Vitenskapelig monografi    5 poeng    8 poeng
Vitenskapelig kommentarutgave  5 poeng   8 poeng


 
e) Vitenskapelig antologi
Pliktavleveres til biblioteket og merkes ”Forslag til vitenskapelig registrering”.

En antologi er en artikkelsamling hvor delene kalles antologiartikler. Antologiartikler har titler uten eget ISBN, men er publisert i tilknytning til en (overordnet) ISBN-tittel nemlig selve antologien. Forfatternavn er knyttet til artikkelens tittel.

f) Vitenskapelig kapittel/artikkel (antologi)
Et kapittel er en avgrenset del av en bok.

Uttelling:

Kategori     Nivå 1     Nivå 2

Vitenskapelig kapittel/artikkel (antologi)
  0,7 poeng     1 poeng


Til toppen

4. Følgende rapporteres ikke

Undervisning og veiledning ved UiS eller undervisning i bistillinger eller lignende engasjementer ved andre institusjoner, juryering, sensurering, fagfellevurderinger til tidsskrift, veiledning på andre læresteder og verv i faglige sammenhenger.

Publikasjoner eller andre resultater som ikke faller inn under de kategoriene som er beskrevet, registreres ikke.
Undervisningsaktiviteter, dvs. foredrag som er gitt i undervisnings- eller kurssammenheng ved egen institusjon, skal heller ikke registreres i CRIStin. Det samme gjelder publikasjoner forfattet av andre hvor forskerens FoU-resultater er omtalt eller sitert. Et eksempel på slike er avisartikler.
Registreringsskjemaene i CRIStin har innebygd kvalitetssikring gjennom obligatoriske felt.
 

Registrering, kvalitetssikring og godkjenning

UiS har selv ansvar for kvalitetssikring av publikasjonsdata. Dette arbeidet fordeles mellom den enkelte forsker, instituttledere, enhetsansvarlige ved hvert fakultet/museum og institusjonelle superbrukere. Sistnevnte har det overordnede ansvaret.

Den enkelte forsker:

  • Den enkelte forsker må påse at alle egne arbeid er registrert fullstendig og riktig i CRIStin i henhold til adresseprinsippet og innen registreringsfristen 31. januar.
  • Ansatte som publiserer vitenskapelige monografier og artikler i antologier som gir publiseringspoeng, skal levere disse til universitetsbiblioteket til registrering og merke dem ”Forslag til vitenskapelig registrering i CRIStin”. Hvis det ikke er anledning til å levere selve publikasjonen til biblioteket, må det leveres dokumentasjon som tydelig refererer til publikasjonen.
  • Ansatte må sjekke at tidsskrift eller forlag står på liste over godkjente publiseringskanaler, og melde inn nye forslag innen gitte tidsfrister.
  • Ansatte må gjøre seg kjent med universitetets retningslinjer for bruk av forfatteradresser ved vitenskapelig publisering.
  • Informasjon på CRIStin-posten skal gjenspeile informasjon på selve publikasjonen. Det vil si at institusjoner oppgitt som forfatteradresser på selve publikasjonen registreres som forfatteradresser i CRIStin på den aktuelle posten.
  • Forfatteradresse består av institusjonsnavn og underenhetsnavn eller kun av institusjonsnavn. I tilfeller der forfatteradresse består kun av underenhetsnavn, kan den ikke registreres som forfatteradresse i CRIStin, og kan følgelig ikke inngå i NVI-rapporten fra den aktuelle institusjonen. Les mer om adresseringsprinsippet [PDF].


Til toppen

Instituttleder:

  • har et spesielt ansvar for å oppmuntre den enkelte forsker til å rapportere
  • har ansvar for å holde seg à jour om retningslinjer for vitenskapelig publisering
  • har ansvar for å bidra til å spre informasjon om frister og prosedyrer om forslag til nye publiseringskanaler til DBH

 
Enhetsansvarlige:

  • er kontaktperson og kyndig bruker av CRIStin
  • skal gi ansatte veiledning og støtte i bruk av CRIStin
  • kontrollerer fakultetsregistrerte publikasjoner opp mot originalpublikasjonen for å sikre at informasjonen om antall forfattere og adresser er korrekt angitt
  • bistår relevant leder (institutt- og senterleder) ved godkjenning av endelig rapport jf. årlige rutiner og ansvar og utsending av lister til institutt- og senterledere
  • skal ha dialog med institusjonell superbrukere om feilregistreringer/mangler/tvilstilfeller etc.
  • bistår institusjonelle superbrukere med fakultær informasjon
  • har ansvar for å bidra til å spre informasjon om frister og prosedyrer om forslag til nye publiseringskanaler til DBH


Institusjonell superbruker:

  • skal gi opplæringstilbud, veiledning og støtte til ansatte i bruk av CRIStin
  • skal gi tilgang til brukerveiledninger på universitetets nettsider
  • har ansvar for at rutiner for registrering av utgivelser og publikasjoner blir fulgt slik at nødvendige data blir registrert i CRIStin på riktig måte og til fastsatt tid
  • sende påminning om rapporteringen til alle ansatte og ledelse i oktober påfølgende år
  • har ansvar for å kvalitetssikre vitenskapelig registrering i CRIStin. Dette omfatter også utsending av foreløpige lister over alle registrerte publikasjoner og alle godkjente vitenskapelige publikasjoner slik at eventuelle feil kan korrigeres innen tidsfristen for rapportering jf. Årlige rutiner og ansvar (se under).
  • skal i samråd med instituttledere og enhetsansvarlige kvalitetssikre rapporteringen
  • skal lage oversikter/statistikk over vitenskapelig publisering
  • har teknisk ansvar for rapportering av vitenskapelig publisering til DBH innen den dato KD fastsetter hvert år
  • har ansvar for å holde seg à jour om retningslinjer for registrering av forskningsresultater
  • har ansvar for årlig rapportering (antall publikasjoner ved UiS per ansatt, institutt- og fakultetsvis) til universitetets ledelse
  • skal gi støtte i spørsmål knyttet til publiseringskanaler
  • har ansvar å spre informasjon om frister og prosedyrer om forslag til nye publiseringskanaler til DBH


Årlige rutiner og ansvar:

  • November: Førstegang purring/kontroll.
    Liste over registrerte publikasjoner så langt sendes til institutt-/senterledere. Kopi sendes til dekan/prodekan for forskning og enhetsansvarlige.
    Institutt-/senterledere har ansvar for å gjennomgå listene for eventuelle feil/mangler, og sende ut purring og/eller for korrigering til sine ansatte.
  • Desember: Status
    Liste over registrerte publikasjoner så langt sendes til institutt-/senterledere for å gi en oversikt over status i registreringen. Kopi sendes til dekan/prodekan for forskning og enhetsansvarlige.
    Institutt/senterledere avgjør selv om det er behov for nok en purring til sine ansatte.
  • Januar: Siste gang, siste mulighet - siste frist 31. januar:
    Oppdaterte lister sendes til institutt-/senterledere. Oppdager de feil/mangler bør de sende det videre til sine ansatte for en siste sjekk/korrigering. (Kopi av listene sendes også til dekan/prodekan for forskning og enhetsansvarlige).
     

Henvisninger:
Søk i publikasjoner
Søk i prosjekter
Vitenskapelig publisering/ rapportering
Cristin: Rapporteringsguiden

Til toppen

UiS, 25. juni 2009.
Revidert 20. juni 2016.


Sist oppdatert av Ingrid Marie Undheim (24.10.2016)

Skriv ut artikkel print symbol
Har du spørsmål om CRIStin?


Kontakt oss: cristin@uis.no

CRIStin - Superbrukere og kontaktpersoner

Er du nyansatt og har behov for opplæring? Ta kontakt for å avtale tid.

  Information in English