Skal du samle inn data om personer?


Dersom du skal samle inn, registrere, behandle, eller lagre personopplysninger er ditt prosjekt sannsynligvis meldepliktig og du må fylle ut et meldeskjema og sende det til Personvernombudet for forskning.


Personvernombudet for forskning

(in English below)
___________________________________

Skal du samle data om personer i forbindelse med ditt forskningsprosjekt? 

Dersom du skal samle inn, registrere, behandle, eller lagre personopplysninger er ditt prosjekt sannsynligvis meldepliktig og du må fylle ut et meldeskjema og sende det til Personvernombudet for forskning ved Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD). Meldeplikten er lovpålagt jf. personopplysningsloven, og prosedyren med melding til NSD er bestemt av ledelsen ved din institusjon.

Meldeskjema må fylles ut og sendes inn dersom du skal;

  • registrere personopplysninger ved bruk av datamaskinbasert utstyr (inkl. for eksempel minnepenn, cd-rom, smartphone)
  • registrere personopplysninger i form av lyd- eller bildefiler (dvs. datamaskinbasert)
  • opprette et manuelt personregister som inneholder sensitive personopplysninger

Personopplysninger er opplysninger som direkte eller indirekte kan identifisere en person. Direkte personidentifiserende opplysninger er navn, personnummer eller andre personlige kjennetegn. Indirekte personidentifiserende opplysninger er bakgrunnsopplysninger som kan gjøre det mulig å spore opplysningene tilbake til en enkeltperson, for eksempel bostedskommune eller institusjonstilknytning kombinert med opplysninger om alder, kjønn, yrke, nasjonalitet, etc. Dersom du behandler slike opplysninger i ditt prosjekt, kan prosjektet være meldepliktig til personvernombudet. Meldeplikten foreligger selv om personopplysningene er erstattet med et nummer, en kode, fiktive navn eller lignende, som viser til en atskilt liste med personopplysninger.

Sensitive personopplysninger er opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold, og medlemskap i fagforeninger.

Selv om all rapportering fra prosjektet er anonym, er prosjektet meldepliktig dersom det under arbeidet med prosjektet blir behandlet personopplysninger elektronisk eller sensitive personopplysninger systematiseres i et register.

Forskningsprosjekter som omfattes av helseforskningsloven (som trådte i kraft 1. juli 2009) skal forhåndsgodkjennes av Regional komité for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK). Forskningsprosjekter som faller inn under helseforskningsloven er prosjekter som har som formål å fremskaffe ny kunnskap om helse og sykdom. Helsefaglige prosjekter som faller utenfor REKs mandat skal meldes til Personvernombudet for forskning. Les mer om helseforskningsloven her.

Har du behov for mer informasjon kan du kan gå inn på Personvernombudets hjemmesider eller ta kontakt med en av saksbehandlerne ved personvernombudet.


 

The Data Protection Official for Research
______________________________________


Will you be collecting data about individuals for your research project?

If you, through interviews, questionnaires, observations or other means, are gathering, registering, processing or storing information about individuals (i.e. personal data), then your project is likely to be subject to notification. This means that you are obligated to fill out a notification form (meldeskjema) and submit it to the Data Protection Official for Research.
The obligation to give notification is grounded in the Personal Data Act, and your institution has committed its researchers and students to notifying the Data Protection Official for Research.

Personal data is data which directly or indirectly can identify a person. A person’s name, social security number or other personal characteristics is considered directly identifying data. Indirectly identifying data includes background information which makes it possible to trace the information back to an individual, for instance by combining information about place of residence or work with age, gender, occupation, nationality, diagnosis, etc. If you are processing personal data in connection with a research project, the project is likely to be subject to notification. The project is subject to notification even if the personal data is replaced by a code/reference number/pseudonym which refers to a separate list containing the personal data.

The use of audio or video recording may also be subject to notification if the recording contains personal data and is processed by automatic means (i.e. on a computer), or if the transcriptions contain personal data and is processed by automatic means, or if the transcriptions contain sensitive personal data and is organised in a personal data filing system.

Even if the final report contains no personal data, the project may still be subject to notification if you process personal data while working on the project.

Please note that research projects covered by the Health Research Act must be approved in advance by the Regional Committee for Medical and Health Research Ethics. Projects covered by the Health Research Act are research projects which intend to generate new knowledge about health and disease. Health related projects not covered by the Health Research Act must be submitted to the Data Protection Official for Research.

If you have any questions, or would like more information about data protection in research, please do not hesitate to contact us. You may also find answers to your questions on our website.


Sist oppdatert av Karoline Høibo (04.09.2012)

Skriv ut artikkel print symbol
Logo til personvernombudet
Personvernombudets logo
Cristin

Cristin - Current Research Information System In Norway - er forskningsdokumentasjons-
systemet ved UiS.