Håndbok for Erasmus+ansattutveksling


Denne håndboken gir deg hjelp til å fylle ut søknad om stipend og alle praktiske forhold som gjelder før, under og etter oppholdet. Les gjennom og bruk den som oppslagsverk.

 

Gå direkte til kapittel:

  1. Erasmus+ ansattutveksling
  2. Økonomiske og praktiske forhold
  3. Fylle ut søknad
  4. Sende inn søknad
  5. Tildeling av stipend - Før oppholdet i utlandet
  6. Underveis i utlandet
  7. Etter hjemkomst

Erasmus+ mobilitet for ansatte

Erasmus+ er EUs utdanningsprogram i perioden 2014-2020. Det overtar etter Program for Livslang Læring (2007-2013), som innførte begrepet ansattutveksling. Utveksling for studenter er et velkjent fenomen som har vært et tilbud for europeiske studenter siden 1987. Utveksling for ansatte er også et viktig virkemiddel for å oppnå økt internasjonalisering, styrking av faglige og institusjonelle bånd mellom universitetene og profesjonalisering av tjenester. Erasmus+ støtter utveksling av ansatte over nasjonale landegrenser til et annet programland. Les mer om programland og partnerland her. UiS tildeler stipend etter retningslinjer som samsvarer med de generelle retningslinjene i Erasmus+. Se den offisielle Erasmus+ Programme Guide for alle detaljer om programmet.


Økonomiske og praktiske forhold

Stipend kan tildeles for minimum 2 dager til maksimum 2 måneder. UiS tildeler normalt stipend til oppholdslengder på 2 dager - 2 uker da vi ønsker at flest mulig skal få delta i programmet. Minimum oppholdslengde per universitet er to dager

Det finnes to kategorier av utvekslingsstøtte for ansatte. Felles for dem er at de skal benyttes til utdanningssamarbeid -  det er ikke anledning til å bruke midlene primært til forskningsbesøk.

  • Undervisningsmobilitet - faglig ansatte kan få stipend for å reise på undervisningsoppdrag til en annen høyere utdanningsinstitusjon i utlandet
  • Ansattutveksling - alle ansatte - faglig og administrativt - kan få stipend til egen kompetanseheving gjennom studiebesøk, hospitering, kursdeltakelse, workshops o.l. NB:Konferansedeltakelse støttes ikke

Legg merke til at stipend til undervisningsmobilitet også kan brukes av en enhet til å invitere personer fra bedrifter / organisasjoner i utlandet til å gi gjesteforelesninger.

Erasmus+ utveksling for ansatte består av en reise og oppholdsdager. Reisestøtte gis ut fra distanse - EUs distansekalkulator skal benyttes. Den deler programlandene inn i soner, der støtten øker proporsjonalt med distanse. Oppholdsstøtte (individual support) gis som tilskudd til utgifter til kost, losji, lokal transport (buss/trikk/taxi osv.) underveis i oppholdet, avgifter m.m. Oppholdsutgifter deles også inn i soner basert på landkategorier. Her finner du satsene som brukes for norske deltakere. UiS tildeler oppholdsstøtte også på reisedager.

NB! Erasmusstipendet er å betrakte som et tilskudd, ikke fullfinansiering. Det er derfor svært viktig at søkeren orienterer sin nærmeste leder og får en godkjenning av reisen før den finner sted.

Det er ikke mulig å bruke stipend til å delta på konferanser.


Fylle ut søknad

Ved UiS søker den enkelte ansatte om stipend via et skjema som ligger tilgjengelig på ansatt-sidene. Søkeren bes legge merke til retningslinjer og forklarende sluttnoter på siste side av dokumentet.

Legg spesielt merke til:

  • The Sending Institution: Contact person skal være din nærmeste leder. Dennes kontaktperson skal også signere på søknaden før den sendes inn.
  • Before Mobility:
    • Målsetninger, arbeidsplan dag for dag og forventet utbytte skal beskrives tydelig og konsist
    • Signatur: Søker, nærmeste leder og kontaktperson ved vertsinstitusjonen skal signere søknaden før den sendes inn.
    • Søknader om stipend til mer enn 2 uker skal argumentere spesifikt for lengde i feltet "Overall objectives of the mobility".
    • Kryss av for "Additional day" dersom du planlegger å reise dagen før og/eller etter oppholdets arbeidsplan begynner/slutter.
  • Skal du delta på kurs eller annet fastlagt opplegg, legg ved kursbeskrivelse/program

Sende inn søknad

  • Skriv ut søknaden
  • Innhent de nødvendige signaturer
  • Send det signerte søknadsskjemaet til UiS Dokumentsenteret:
    • I papirformat: med internposten
    • I elektronisk format: til post@uis.no  med "Erasmus+ ansattutveksling + årstall" i emnefeltet
  • Søknaden registreres ved Dokumentsenteret på UiS og videresendes til Internasjonalt kontor for behandling

Før oppholdet i utlandet - Tildeling / avslag

Svar gis normalt innen 2 uker etter at Internasjonalt kontor har mottatt søknaden. Søknaden vurderes etter formelle og kvalitative kriterier. Begge sett av kriterier følger i all hovedsak de generelle føringene som gis i Erasmus+ Programme Guide.

Formelle kriterier:

  • Oppholdslengde må være mellom 2 dager og 2 måneder
  • Destinasjon må befinne seg i programland (Et av EUs medlemsland, Island, Liechtenstein, Makedonia, Tyrkia)
  • Søkeren må være ansatt ved UiS (fast eller midlertidig)
  • Skriv om du er førstegangssøker eller om du tidligere er tildelt stipend

Kvalitative kriterier:

Beskrivelse av målsetning, arbeidsplan og forventet resultat må være knyttet til UiS sin strategi og/eller fakultær/instituttlig strategi.

Ved avslag sendes det et avslagsbrev med begrunnelse knyttet til en eller flere av disse kriteriene.

Ved tildeling av stipend sendes det et tildelingsbrev med vedleggene Finansieringskontrakt  (Grant agreement) og kopi av den signerte arbeidsplanen.Finansieringskontrakten skal signeres av den ansatte og Erasmus+ institusjonskoordinator. I denne kontrakten gis informasjon om forhold som regulerer tildelingen av stipendet og regler for eventuelle endringer.

Forberedelser til utenlandsoppholdet:


Underveis

Husk å få med en bekreftelse på oppholdet ditt. Bekreftelsen skal inneholde ditt navn, fødselsdato, ankomst- og avreisedato og være signert av vertsinstitusjonens koordinator/kontaktperson. Faglig ansatte på lærerutveksling må også få bekreftet antall undervisningstimer som er gjennomført.

BEKREFTELSE PÅ OPPHOLD ANSATTMOBILITET

BEKREFTELSE PÅ UNDERVISNINGSOPPHOLD


Etter hjemkomst

Sluttrapport og økonomi:

Internasjonalt kontor betaler ikke ut stipender til den enkelte søker, men til enheten som er belastet reiseregningen etter hjemkomst. Det er derfor svært viktig å sende reiseregning på ordinært vis gjennom SAP-portalen så snart som mulig etter hjemreisen. Alle bilag fra reisen skal kun sendes til Økonomiavdelingen.

Send signert bekreftelse på gjennomført opphold til post@uis.no på samme måte som søknaden om stipend.

Når Internasjonalt kontor har mottatt og registrert oppholdet i en EU-database, sendes det automatisk mail til den som har reist med en lenke til en elektronisk sluttrapport. Denne må besvares innen 30 dager. Etter at Internasjonalt kontor har mottatt rapporten, utbetaler vi stipendbeløpet til enheten som er belastet reiseregningen.

For spørsmål, kontakt Erasmus+ institusjonskoordinator Hege Rosså


Sist oppdatert av Hege Rosså (26.09.2017)

Skriv ut artikkel print symbol
Verktøy 2017-2018

Finansiering:

EUs distansekalkulator

Støttesatser for norske deltakere


Retningslinjer for tildeling av Erasmusstipend til ansatte ved Universitetet i Stavanger


Håndbok for ansatt- og lærermobilitet


Erasmus+ avtaler ved fakultetene


Kontaktperson for Erasmus+ ansatt- og undervisningsmobilitet:
Seniorkonsulent Kathrine Molde, tlf.: 51 83 17 44, epost euraxess@uis.no


Disclaimer:
This project has been funded with support from the European Commission. This publication (communication) reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.