Praktiske råd og tips for delegasjonsbesøk


Her vil vi forsøke å gi noen praktiske råd og tips ved mottak av delegasjonsbesøk.

Hvem organiserer besøket
Dersom besøket består av representanter for institusjonens ledelse, vil de forvente å få treffe rektor, prorektor eller universitetsdirektør. I så fall skal henvendelsen gå til  eller Strategi- og kommunikasjonsavdelingen , som vil ta seg av den praktiske organiseringen av besøket og sette opp et program. Hvilken av de to avdelingeene som skal involveres, avhenger av hva hensikten med besøket er. Hvis UiSs ledelse skal involveres, vil vi be om at det skrives et kort notat om hensikten med besøket og status for samarbeidet. Husk å være tidlig ute med å involvere fakultetet og den aktuelle avdelingen i sentraladministrasjonen. IK og/eller SKA kan også organisere besøk som går til to eller flere fakultet ved UiS.

Hensikten med besøket
For å kunne lage et best mulig program for våre besøkende, må vi vite så mye som mulig om hvilke forventninger de har. Hvis henvendelsen er uklar, må den som mottar henvendelsen spørre kontaktpersonene for delegasjonen hva deres mål med besøket er. Vil de diskutere forskningssamarbeid? Studentutveksling? Innen hvilke fag/temaer? Er de opptatt av spesielle temaer, eller generell informasjon om faget, evt. om den norske universitets- og høgskolesektoren? Eller er det en ren høflighetsvisitt mellom kolleger, eventuelt som ledd i et besøk til andre institusjoner? Jo mer du vet om hensikten med besøket, desto bedre mulighet til å legge opp et program som er spennende for begge parter. Finn også ut mest mulig om hvem som deltar i delegasjonen ( rektor/vice chancellor, dekaner, fagpersoner, direktører). Forsøk å legge opp besøket slik at de møter kolleger på "riktig nivå."

Samarbeidsavtaler
Spørsmålet om samarbeidsavtaler dukker gjerne opp i forbindelse med slike besøk. Les mer om inngåelse av avtaler ved UiS her. Avtaler undertegnes bare dersom det foreligger konkrete planer om samarbeid i ett eller flere fagmiljø, eller der hvor samarbeid allerede er etablert. 

Hva finnes av samarbeid?
Finnes det samarbeid fra før mellom UiS og den institusjonen som kommer? Selv om det ikke er etablert noe samarbeid ved ditt fagmiljø eller fakultet, kan det være andre ved UiS som har hatt langvarig samarbeid med institusjonen. Gjør et lite søk på nettsidene, eller kontakt Internasjonale relasjoner i Utdanningsavdelingen for å finne ut av dette.

Lokaler og servering
Ved besøk til ledelse/sentralt nivå, og besøk som dekker over mer enn ett fakultet vil Internasjonalt kontor eller Strategi- og kommunikasjonsavdelingen vanligvis bistå med bestilling av lokaler og servering, og finansiere dette. Ellers vil det forventes at gjeldende institutt/fakultet/senter både administrerer og finansierer dette selv.

Sørg for å bestille lokaler i god tid. Det samme gjelder servering. Husk å sjekke om noen av de besøkende har spesielle behov (allergikere, vegetarianere, folk som ikke spiser ulike typer kjøtt (halal) osv.)

Det vil vanligvis forventes at gjester inviteres til lunsj. SiS kafé kan stort sett levere mat til samtlige bygninger på campus (mot et leveringsgebyr). De kan også dekke opp i en av sine egne kantiner. Hvis besøket krever en høytidelig ramme er det mulig å bruke VIP loungen i 4. etg. i Arne Rettedals hus. Denne kan bestilles i Lotus.

Ved en del besøk vil det være aktuelt å invitere til en middag på kvelden. Dette vil avhenge av nivået på besøket, graden av samarbeid og hvor mye ressurser fagmiljøet ønsker å legge ned i dette. Dersom det er aktuelt med middag bør UiS delta på middagen med deltakere på tilnærmet samme nivå som gjestene. Hvem som deltar vil også legge en del føringer på valg av restaurant. Vi viser forørvig til statens satser for representasjon og bevertning, se Statens personalhåndbok, pkt. 10.11 Representasjon, bevertning, utgifter til mat m.v..

Hvordan tar vi imot besøk?
Ved VIP-besøk (ambassadører, regjeringsmedlemmer) og større delegasjoner skal det flagges ved hovedinngangen. Les mer om flagging og hvem som skal kontaktes her.

Vi forsøker stort sett å møte delegasjonene ved hovedinngangen i Arne Rettedals hus.

Ved besøk fra mer eksotiske land er mange usikre på om det er spesielle kulturelle koder som gjelder (håndhilsing, høflighetsfraser o.l.). Vår erfaring er kort og godt: Still opp med et smil og godt humør, vær pent antrukket og vis alminnelig høflighet. Husk visittkort! Utveksling av visittkort er en fin og respektfull måte å ta imot gjester. Husk å ta en presentasjonsrunde når møtet åpnes, og la gjestene komme til ordet først slik at de kan legge fram hva deres mål med besøket er.

Mapper med brosjyrer bør forberedes og gis til de besøkende der det er relevant. SKA/IR kan bistå med informasjonsmateriale.

Husk at i all kommunikasjon med internasjonale partnere representerer du Universitetet i Stavanger!

Tur på campus
Gjestene ønsker gjerne å ta en tur på campus. IK eller SKA kan bistå med dette. De kan også gi en generell presentasjon av Universitetet i Stavanger.

Gaver
Tidligere var det vanlig å utveksle gaver, enten på møtene eller i forbindelse med lunsj eller middag. Det er imidlertid ikke alltid dette er nødvendig, og tendensen er at det nå er blitt mindre av dette enn tidligere. Ved besøk fra Afrika, Asia og Latin-Amerika er det imidlertid fortsatt ganske vanlig. Stabsavdelingene har ikke gaver til utdeling til fakultetene. Ta kontakt med ditt eget fakultet for å få slike gaver.  

Overnatting
Universitets- og høgskolealliansen (UHA) har inngått avtale på hotelltjenester både i Norge og Norden.

  •  Thon Hotels AS     
  •  Scandic Hotels AS
  •  Nordic Choice Commercial Services AS
  •  Rezidor Hotels Norway AS

  

 


Sist oppdatert av Celine Nygaard (19.10.2017)

Skriv ut artikkel print symbol