Bilaterale avtaler


En bilateral avtale innebærer en formalisering av eksisterende eller planlagt samarbeid med en utenlandsk institusjon. På denne siden finnes praktisk informasjon til fagmiljøer som ønsker å etablere en bilateral samarbeidsavtale. Internasjonalt kontor er saksbehandlende enhet sentralt når utdanning og studentmobilitet er utgangspunkt for samarbeidet.

Hvorfor avtaler?
En bilateral avtale innebærer en formalisering av samarbeidet med den utenlandske institusjonen og signaliserer at partneren er en offisiell og prioritert samarbeidspartner. Avtalen skal slå fast samarbeidets art og hvilke gjensidige forpliktelser man har innenfor samarbeidet. En avtale innebærer dermed et element av forutsigbarhet og varighet.

Avtale som grunnlag for økonomisk støtte
I en del tilfeller vil en bilateral avtale også innebære muligheter for økonomisk støtte, enten for partnerens eller egen institusjon. I Norge medfører finansieringsmodellen for høyere utdanning at universitetene får et økonomisk mobilitetstillegg for studentutveksling, men kun dersom mobiliteten skjer innenfor avtaler. I 2012 var dette tillegget på kr. 7000,- for både inn- og utreisende studenter. Med andre ord "lønner det seg" å ha avtaler når det gjelder studentutveksling.

Man bør imidlertid alltid vurdere den konkrete nytten eller interessen for en avtale. Det er lov å si nei til et utenlandsk universitet dersom det ikke er noen interesse fra UiS’ side. UiS sin hovedregel er at ved inngåelse av avtaler skal minst ett fagmiljø ønske å forplikte seg i samarbeidet. Vær oppmerksom på at en avtale alltid også vil medføre en del forpliktelser i form av besøk til UiS, henvendelser om informasjon etc. En avtale krever oppfølging og vedlikehold.

Hvilke typer bilaterale avtaler finnes?
Det finnes to hovedtyper av bilaterale avtaler: generelle samarbeidsavtaler (intensjonsavtaler) og utvekslingsavtaler (herunder også Study abroad-avtaler).

Intensjonsavtaler
Generelle samarbeidsavtaler (også kalt intensjonsavtaler) omtales gjerne som "Memorandum of Understanding" (MoU). Dette er som oftest ganske kortfattede rammeavtaler som utgjør et formelt rammeverk for samarbeid innen forskning og/eller utdanning. Det åpnes her som regel for alle former for samarbeid uten å spesifisere nærmere. Dokumentet har i de fleste tilfeller en nokså symbolsk betydning, og innebærer i seg selv ingen juridiske eller økonomiske forpliktelser. Ofte vil en slik avtale fungere som en paraply for andre underliggende avtaler.

En underavtale spesifiserer mer konkret samarbeid, enten det er forskning, studentutveksling eller samarbeid knyttet til et bestemt fagmiljø. Denne vil også angi de formelle og praktiske vilkår som gjelder for gjennomføring av konkrete aktiviteter under avtalen. Dersom man ønsker å inngå samarbeid med en større institusjon hvor ulike typer samarbeid eller flere miljøer kan være aktuelt på sikt, anbefales ofte en slik rammeavtale i bunnen. Da kan spesifiserte utvekslingsavtaler eller tilslutningsavtaler for ett eller flere navngitt(e) fagmiljø inngås lokalt i etterkant. UiS en mal for generelle samarbeidsavtaler som du kan få ved å kontakte Internasjonalt kontor

Utvekslingsavtaler
Utvekslingsavtaler er mye mer detaljerte enn en MoU, fordi de sier noe om hvem som kan utveksles, hvor mange, og på hvilke vilkår. Bilaterale utvekslingsavtaler må forhandles i hvert enkelt tilfelle. Avtalene innebærer et sterkt element av forpliktelse, og krever derfor at man forhandler og går nøye igjennom hva man faktisk forplikter seg til. Detaljene her er viktige fordi man må sikre forutsigbarhet og ikke minst unngå ubehagelige misforståelser i ettertid. Et ofte viktig element i utvekslingsavtaler er studieplasser som gir fritak for skolepenger. UiS har selv utarbeidet et utkast (mal) for slike avtaler hvor de vilkår som det er viktig for UiS å få med er innarbeidet. Kontakt Internasjonalt kontor for råd og bistand.

Når det gjelder avtaler om studentutveksling, skiller man gjerne mellom Europa og den øvrige verden. Innenfor Europa (EU/EØS-området) foregår så og si all utveksling innenfor enten Erasmus-programmet eller Nordplus-programmet (Norden) på grunn av de gode stipendordningene. Her inngås standardiserte avtaler direkte mellom fagmiljøene i tråd med programmets spesifikasjoner. Utveksling i regi av både Erasmus og Nordplus innebærer fastsatte regler for blant annet fritak for skolepenger, rett til stipend m.m.

Study Abroad-avtaler
Såkalte Study abroad-avtaler er en underkategori av avtaler på feltet studentmobilitet, og egentlig ikke utveksling i tradisjonell forstand. Dette er avtaler som innebærer at man sender studenter på delstudier til utenlandske institusjoner hvor de må betale skolepenger. Dette er aktuelt i land der man av økonomiske grunner er restriktive når det gjelder å motta "gratisstudenter" gjennom vanlig utveksling (gjelder i stor grad engelskspråklige land). Med gratisstudenter menes her studenter som får fritak for studieavgift.
Slike avtaler er da som oftest ikke tosidige, og dermed ikke optimale for UiS (bidrar ikke til internasjonalisering av egen campus og ensidig mobilitet gir en skjev fordeling av studenter). Det kan imidlertid være en løsning for å få nok plasser ved institusjoner hvor man ønsker å sende studenter, og hvor studentene selv ønsker å dra. Lånekassen gir støtte til skolepenger inntil en viss sum per år for studentene, dels som stipend, dels som lån. Les mer om dette på Lånekassens nettsider.

UiS sin politikk er at Study abroad-plasser helst bør ha et kostnadsnivå innenfor Lånekassens satser, gjerne gjennom forhandling om reduserte priser. I en del land kan dette imidlertid være vanskelig å få til. Study abroad kan nedfelles i en egen avtale eller inkorporeres i en utvekslingsavtale som for eksempel åpner for noen gratisplasser og et større antall plasser med studieavgift. Dette må man fremforhandle med hvert enkelt universitet. Kontakt Internasjonalt kontor for bistand.

Avtalestrategi for studentutveksling
UiS anbefaler at studieprogrammene har en internasjonal komponent i form av et tilbud om delstudier ute til egne studenter, samt et internasjonalt tilbud til innreisende studenter. Disse to elementene henger sammen for at en utvekslingsavtale skal være av interesse både for UiS og partnerinstitusjonen. Hvert studieprogram bør ha tilgang til et sett med utvekslingsavtaler som åpner for innreisende og utreisende studenter.
I forbindelse med institusjonell akkreditering av nye studieprogram fra og med 2014 vil alle fagmiljø måtte arbeide systematisk med å tilrettelegge for mobilitetsvindu i studieprogram, etablere faglige kontaktpersoner og informasjon om godkjenningsordninger m.m. 

Det kan ofte være klokt å velge et mindre antall partnerinstitusjoner, siden det da er stordriftsfordeler å hente med tanke på faglig rådgivning til studentene og oppdatert kjennskap til forhold ved de ulike institusjonene. For at studentene skal ha et reelt valg, anbefales det at studieprogrammet tenker på en viss geografisk spredning: Norden (Nordplus), Europa (Erasmus+) og globalt. Når man velger institusjoner bør man vurdere faglig interesse (relevante emner), undervisningsspråk, mottaksapparat, samt sikkerhetsaspektet. Sjekk også om det er eksisterende avtaler ved UiS som man kan hekte seg på – da vil mye av det formelle forarbeidet være gjort. Faglige nettverk kan i mange tilfeller bidra svært positivt til å finne gode utvekslingspartnere. Internasjonalt kontor har utarbeidet en sjekkliste som kan være til hjelp i en vurdering av en potensiell ny samarbeidspartner.

Hvem kan undertegne en bilateral avtale (saksbehandling)?
Ved UiS er det praksis at rektor i kraft av sitt embete undertegner bilaterale avtaler. Rektors underskrift forutsetter at det parallelt med avtalen sendes inn et notat fra relevant grunnenhet/fakultet som beskriver bakgrunnen for samarbeidet samt planer på sikt. Saksbehandlende instans for utvekslingsavtaler sentralt er Internasjonalt kontor. Vi kan bistå med råd i prosessen og er også de som klarerer avtaleteksten før rektor undertegner. Ved behov vil kontoret konsultere jurist eller andre relevante instanser ved UiS av kvalitetssikringsårsaker. I tillegg sørger kontoret for nødvendig registrering av alle bilaterale avtaler i studentregisteret (FS) og dokumentarkivet Public360.

Det finnes et generelt unntak fra regelen at rektor undertegner, og dette gjelder Erasmus+-avtaler. De bilaterale Erasmus+-avtalene undertegnes av dekan da det allerede foreligger en overordnet institusjonskontrakt med EU-kommisjonen som direktør har undertegnet. Denne heter Erasmus University Charter, og angir de rettigheter og plikter institusjonen har i deltakelsen i Erasmus+-programmet. I tillegg vil det i en del tilfeller bli utformet tilslutningsavtaler eller annekser til andre bilaterale avtaler som kun gjelder ett institutt eller ett fakultet. Her åpnes det for at relevant institutt/fakultetet selv undertegner. Internasjonalt kontor skal uansett orienteres om slike avtaler.

Kontaktpersoner
Internasjonalt kontor er saksbehandlende enhet sentralt når utdanning/studentmobilitet er utgangspunkt for samarbeidet. Ta gjerne kontakt for informasjon om avtalemaler og råd og bistand knyttet til avtaleforhandlinger. Her er en liste over saksbehandlende kontaktpersoner i kontoret:

Nord- og Sør-Amerika: Mona Heimdal

Australia, New Zealand og Asia: Erika Torgersen

Erasmus- og Nordplus-programmene samt øvrige institutt-/fakultetsavtaler:
Trym N. Holbek (HUM), Celine Nygaard (SV), Katrine Hahn Kristensen (TN)
 


Sist oppdatert av Mona Heimdal (12.05.2015)

Skriv ut artikkel print symbol