Nytt elektronisk rekrutteringssystem tatt i bruk


Fra mandag 1. desember ble «Jobbadmin» tatt i bruk som elektronisk rekrutteringssystem ved UiS. Dette er en merkedag i arbeidet med rekruttering av ansatte, og innebærer en effektivisering, profesjonalisering og kvalitetssikring av rekrutteringsprosessen.

Jobbadmin byr på mange fordeler for både saksbehandlere, ledere og andre aktører som inngår i prosessen, ikke minst for søkerne selv.

For saksbehandlerne er kanskje den mest umiddelbare effekten at de nå kunngjør stillingen én gang. Dette gjøres i systemet, med utgangspunkt i forhåndsdefinerte annonsemaler. Deretter overføres stillingen automatisk til valgte publiseringskanaler, herunder universitetets stilling ledig-side. Her kan søkerne velge aktuell stilling og logge seg på systemet for å fylle ut og sende søknad m/CV og vedlegg. All informasjon blir lagret på «Min side», slik at søkerne slipper å fylle ut denne på ny for hver gang.

Den løpende kommunikasjonen mellom UiS og søkerne blir også langt enklere, ved at systemet med utgangspunkt i ferdigdefinerte brevmaler kan sende eller tilgjengeliggjøre informasjon til alle søkerne med noen få tastetrykk. Når prosessen er ferdigstilt vil all arkivverdig informasjon bli overført til Public 360, som blir tatt i bruk som nytt sak-/arkivsystem fra og med januar.

For lederne vil søknadene fortløpende bli tilgjengelige i systemet, for gjennomsyn og vurdering. Det finnes også gode muligheter for å «screene» og rangere kandidatene, samt skrive innstilling. Også andre aktører i prosessen, som ansettelsesutvalg/-råd, medlemmer av sakkyndige komiteer etc., vil enkelt kunne logge seg på for å se på annonseutkast, søknader osv. Alle aktører kan abonnere på varsler knyttet til ulike oppgaver som skal gjøres i rekrutteringssaken.

Jobbadmin gir også helt andre muligheter for å ta ut og bearbeide rapporter, eksempelvis søkerlister og rapporter til offentlige registre som tidligere har generert mye ekstra arbeid. Dette kan nå gjøres med noen få tastetrykk.

Ledere vil få opplæring av lokale administratorer/superbrukere ved de enkelte enhetene etter hvert som behovet oppstår. Disse vil også opprette brukere i systemet for hver enkelt leder. Pålogging gjøres enkelt via FEIDE.
 


Sist oppdatert av Tore Bjørn Hatleskog (03.12.2014)

Skriv ut artikkel print symbol