Om studiedata på nett


I den siste tiden har det vært perioder der studiedata ikke har vært søkbare på nett. Dette kommer av at vi har arbeidet med å legge om en del rutiner og maler for innlegging og organisering av data, skriver ressursdirektør ved UiS John B. Møst.

Dette skjer med jevne mellomrom, og er til vanlig ikke merkbart for brukerne. Denne gangen har vi gått av nett noen ganger fordi vi er i en periode med utskifting av folk både hos oss og hos våre innleide konsulenter. Da tar hver operasjon ofte litt lenger tid,, og noen ganger må vi prøve to ganger for å få alt på plass. Nå er det meste i orden igjen, og vi regner ikke med flere problemer, etter hvert som vi får mer erfaring og kontinuitet.

En av grunnene til at slikt er komplisert er at det studieadministrative systemet vårt, FS (felles studentsystem) er stort og stivt og utstyrt med mange sikringsfunksjoner. Det inneholder alle våre studie- og studentdata, pluss alle våre studierelevante data som departementet tildeler oss midler ut fra. Alle institusjonene i offentlig høyere utdanning har FS.

Slike tilpassinger må jevnlig gjøres i forbindelse med innlegging av nye data. Det er ikke nok å ha et datasystem, det må være rutiner og ordninger for å legge inn og kvalitetssikre data. Dette går etter en strengt oppsatt årsplan, som blir styrt av behovet for informasjon internt og eksternt. Studieprogrammene må være på plass når studentene skal gjøre valg, enten de kommer utenfra og skal søke, eller er innenfor og skal velge emner. De må også være på plass slik at time- og eksamensplaner kan legges inn, slik at resultater kan registreres, og slik at nødvendige revisjoner kan gjøres. I tillegg er det frister for å legge inn eksamensresultater, for å legge inn nye studenter, for å oppdatere deltakerlister, for å registrere semesterbetaling og, ikke minst, for å rapportere til departementets databaser. Dette er et strengt regulert system, med mer enn 20 faste frister i året, med et stort antall mennesker involvert, som går nesten knirkefritt. Grovt sett kan vi si at det er IT-avdelingen som har ansvar for at systemet er oppe og går, det er Enhet for studentservice som har ansvar for kvalitetskontroll og ekstern rapportering, og det er fakultetene som har ansvar for at inngående data er korrekte.

Det er en del av det store apparatet bak scenen som må til for at vi skal kunne fungere som organisasjon. De fleste er lite oppmerksomme på dette og ser det bare når det av og til er utilgjengelig. Og det er heldigvis svært sjelden.

John B. Møst, ressursdirektør ved UiS

Sist oppdatert av (16.01.2009)

Skriv ut artikkel print symbol