Oppstartsmøter eksternt finansierte prosjekter


Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring har i samarbeid med FOU-rådgivere, prosjektøkonomer og FIA, utarbeidet maler for oppstartsmøter for eksternt finansierte prosjekter. Malene skal være et verktøy til støtte for prosjektledere i etableringsfasen av prosjekter, og omfatter en sjekkliste for administrative oppgaver som må ivaretas gjennom prosjektprosessen

Prosjektprosessen består av flere faser og delprosesser, med flere aktører på flere nivåer i organisasjonen. God kommunikasjon og samhandling mellom prosjektleder og ulike administrative ansvarlige er viktig for en god start og gjennomføring av prosjektet.

Etter søknadsfasen, når prosjektleder har fått innvilget midler fra ekstern part, skal det tilrettelegges for formell oppstart av prosjektet.  For prosjektleder er det mye å forholde seg til med tanke på kontraktsinngåelse, samarbeidsavtaler, budsjett, tilsettinger m.m. Det kan også være vanskelig å vite hvem i administrasjonen en til enhver tid skal henvende seg til.

Oppstartsmøtene skal være til støtte for prosjektleder i etableringsfasen, ved at nøkkelpersoner i administrasjonen kommer sammen med prosjektleder, og gjennomgår viktige forhold ved oppstart av prosjektet, som prosjektleder uansett må ta stilling til, men ofte er alene om.

Det har vært ulik praksis ved de enkelte fakultetene når det gjelder bruk av oppstartsmøter. Ett fakultet har praktisert oppstartsmøter en tid, med svært positive tilbakemeldinger. Oppstartsmøtene har vist at en sparer tid for prosjektleder, en får bedre oversikt og avklaring med hensyn til ansvarsfordeling slik at administrasjonen mer effektivt kan tilrettelegge og følge opp prosjektet.

Vi presiserer at mal for oppstartsmøter vil bli brukt av den administrative ansvarlige ved fakultet/museum som kaller inn til oppstartsmøte.

Fra 1. juli 2017 vil det systematisk bli sendt ut tilbud om oppstartsmøter til prosjektledere ved etablering av nye prosjekter. Det er utarbeidet to maler for oppstartsmøte:
«Oppstartsmøter eksternt finansiert prosjekter» og  Mal «Oppstartsmøter EU/EØS prosjekter»

Innkalling til oppstartsmøte vil bli initiert og sendt ut av FOU-rådgiver, prosjektøkonom, NFR-rådgiver (FIA) eller EU-rådgiver (FIA).  Anbefalt møtetid er max 1  -  1,5 time.

Malene vil bli testet ut i løpet av høsten, med en evaluering i løpet av november/desember 2017.

Hvis spørsmål ta kontakt med Åse Ormøy, Prosjektgruppen AØV

Lenke til Prosjekthåndboken med maler.


Sist oppdatert av Åse Ormøy (23.06.2017)

Skriv ut artikkel print symbol