Kurs Basware PM 30. November 2016


UiS har i 2016 hatt økt fokus på å sikre kvaliteten ved bestilling av varer og tjenester slik at innkjøpsordre opprettes og godkjennes via Basware PM. Vi har hatt en positiv utvikling, men det er kun 20% av innkjøpene som bestilles via vårt ordresystem.

AØV sitt mål er å øke andelen av PM fakturaer til 80% innen 2017. Ved å bestille via UiS sitt ordresystem vil alle innkjøp være forhåndsgodkjente slik økonomireglementet krever.  Samtidig  reduseres også tidstyver som mottak av feilsendte fakturaer og oppfølging av ukjente innkjøp. Når bestilling foretas via Basware PM, vil fakturaene automatisk bli bokført dersom de er i henhold til ordre. I tillegg vil UiS til enhver tid ha full oversikt over inngåtte kjøp av varer og tjenester.

For å øke andelen av innkjøp via ordresystemet har regnskapsgruppen ved AØV dedikert ytterligere ressurser for å sikre at enhetene får nødvendig støtte i omleggingen av innkjøpsprosessen. Følgende ansatte er ansvarlige for hver sine enheter;

Rolf Jegervatn:              
Samfunnsvitenskapelige fakultet, Arkeologisk museum, Avdeling for bygg- og arealforvaltning (tidl Fres), Stab’s-enhetene, Humanistisk fakultet og Biblioteket

Katrine Thorsen:           
Teknisk- og naturvitenskaplige fakultet og Etter- og videreutdanningsenheten

Den 30. november 2016 (kl 09.30-14.30) vil AØV sette opp kurs i Basware PM. Den første delen vil være et grunnleggende bestiller kurs, mens siste del vil gjennomgå mer avanserte funksjonaliteter i systemet. Det vil bli mulighet for den ansatte til å velge hvilken del man ønsker å være med på (bare en eller begge).  Tema på kurset vil være:

Del 1:

  • Hvordan opprette en bestilling; Katalog, web-shop, fritekst
  • Hvordan vise at varene er mottatt i systemet
  • Hvordan søke opp en bestilling
  • Kjøp av mat og krav til dokumentasjon

Del 2:

  • Innkjøpsverktøy
  • Hente tilbake og endre på en bestilling (som ikke er godkjent)
  • Kopiere en bestilling
  • Plankjøp
  • Kombinasjonsbestilling (kombinere katalog- og fritekstbestilling)

AØV vil vurdere muligheten til å etablere en enklere bestillingsportal, der den ansatte kun oppgir hva han/hun trenger, hvilket kostnadssted som skal belastes, og når varene ønskes levert. På grunnlag av denne forespørselen vil enhetens innkjøper opprette en ordre. UiS har i dag et superbruker-team knyttet til Basware PM som fordeler seg ut på enhetene. Disse har en viktig innkjøpsrolle innenfor sin enhet og vil få en enda viktigere rolle hvis det etableres en enklere bestillingsportal.

Påmelding til kurset:       
Send mail med navn og enhet til Katrine Thorsen innen 25.11.16.  Skriv også om dere ønsker del 1, del 2 eller begge. Kurset inkluderer lunsj så dersom noen har allergier må dette oppgis.

Pga eksamenstid fikk vi ikke reservert kursrom med PC’er.  Dersom dere ønsker å logge dere på systemet og prøve underveis må dere ta med egne laptop’er.


Sist oppdatert av Åse Ormøy (09.11.2016)

Skriv ut artikkel print symbol