Heldigital løsning for reiseregninger


Fra og med høsten 2014 tok UiS i bruk en heldigital løsning for reiseregninger via selvbetjeningsportalen i SAP. Endringen betyr at arbeidstakere skal selv laste opp og legge kvittering ved krav i portalen.

Arbeidstakere skal ikke lenger sende inn original (papir) bilag til arbeidsgiver.

  • Arbeidstaker laster opp og legger kvittering ved krav i ansatt selvbetjening.
  • Godkjenner 1 (fagbruker) mottar kravet i arbeidsflyt, kontrollerer og godkjenner (evt. avslår).
  • Godkjenner 2 (leder) mottar kravet i arbeidsflyt, kontrollerer og godkjenner (evt. avslår).
  • Ved godkjenning av godkjenner 2, går kravet til utbetaling og kvitteringen lagres i lønnssystemet.

Bakgrunnen for skattebetalingsforskriftens strenge krav til “originalbilag” var at det i refusjonstilfellene er arbeidstaker som er mottaker av faktura, ikke arbeidsgiver. Kravet skulle sikre at arbeidstakere ikke fikk refundert samme utgift flere ganger på grunnlag av samme bilag.

For å sikre en god og effektiv kontroll skal alle ansatte ved UiS med månedslønn registrere reiseregning i SAP-portalen. Unntak gjelder for professor II, renholdere, timelønnede og eksterne som må levere manuell reiseregning. For de fremmedspråklige er det mulig å levere manuell reiseregning på engelsk.

Dette inntil SAP-portalen kommer med engelskspråklig tekst.

Reiseregninger refunderes ALDRI via refusjonsskjema.

Refusjonsskjema av reiseutgifter til og fra praksissted for studenter kan imidlertid benyttes som tidligere, men skal sendes inn til Lønn for kontroll.

Lønningskontoret - AØV


Sist oppdatert av Åse Ormøy (17.03.2016)

Skriv ut artikkel print symbol